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Wissensmanagement nach ISO 9001 – Ratgeber für die Praxis

Wissensmanagement und ISO 9001 sind in der Theorie zwei getrennte Managementsysteme. In der Praxis gehören sie in vielen Unternehmen und Organisationen zusammen. Das klingt zunächst verwirrend. Und ist doch ganz einfach zu erklären:

Weil das für viele am Anfang verwirrend erscheint, hier eine kurze Erklärung.

Wissensmanagement ohne ISO 9001

Unternehmen und Organisationen, die einzelne Instrumente des Wissensmanagements, beispielsweise ein Unternehmens Wiki einsetzen, stellen ihren Beschäftigten, Kunden oder Partnern damit eine Wissensdatenbank zur Verfügung. Die Folge:

  • Beschäftigte, Kunden und Partner finden Informationen schneller und einfacher,
  • die Zahl von Nachfragen zu bestimmten Informationen wird geringer,
  • Kommunikationsprozesse und -abläufe werden effizienter.

Mit der Einführung einer solchen Wissensdatenbank erfüllen Sie ISO 9001 Anforderungen aus den Kapiteln 7.1.6 und 7.5.3.1 bereits teilweise. Jedoch fehlen noch einige wichtige Faktoren, um Wissensmanagement ISO 9001-konform zu betreiben.

Wissensmanagement nach ISO 9001

Viele Organisationen, Unternehmen, Bereiche und Teams streben eine ISO-Zertifizierung ihres Qualitätsmanagements an. Das Wissensmanagement trägt dazu einen wichtigen Teil bei. In Kapitel 7.5. fordert die Qualitätsmanagementnorm, grundlegende Informationen für die Durchführung von Prozessen und Abläufen als so genannte „dokumentierte Information“ zur Verfügung zu stellen.

Dabei genügt nicht einfach, diese Informationen für Beschäftigte zugänglich zu machen. Der Bearbeitungs-, Freigabe- und Überprüfungsprozess muss den Anforderungen der Dokumentenlenkung (siehe Kapitel 7.5.3.2) genügen:

  • Informationen brauchen klare Verantwortlichkeiten, es muss jederzeit geklärt sein, wer beispielsweise für die Erstellung und Veröffentlichung einer bestimmten Arbeitsanweisung verantwortlich ist.

  • Bevor Informationen veröffentlicht werden, müssen sie einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Es muss jederzeit klar sein, wer die Veröffentlichung in dieser Version genehmigt hat.

  • Es muss eine Versionskontrolle sichergestellt sein. Wenn sich Änderungen beispielsweise in einer Prozessbeschreibung wiederfinden, muss die Frage „Was wurde denn seit der letzten Version geändert?“ schnell und eindeutig zu klären sein.

  • Dokumente müssen durch ein Rechte- und Rollensystem gegen Veränderungen geschützt werden. Eine freigegebene Information darf nicht ohne erneute Freigabe verändert werden.

  • Um sicherzustellen, dass Informationen nicht falsch oder veraltet sind, braucht es regelmäßige Reviewzeitpunkte, zu denen diese überprüft werden.

Die Wissensmanagement Software der Innolytics AG stellt sicher, dass Sie ihr Wissensmanagement nach den Anforderungen von ISO 9001:2015 implementieren können. Durch Rollen- und Rechtesysteme, klare Entwurfs- und Abnahmeprozesse, Freigaben und Genehmigungen stellen Sie sicher, dass Sie die strengen Anforderungen der Dokumentenlenkung jederzeit erfüllen.

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Wissensmanagement als Teil einer ISO 9001-Zertifizierung

Zwar fordert ISO 9001 kein explizites Wissensmanagement, fordert jedoch die Entwicklung von Organisationswissen (Kapitel 7.1.6) sowie die Förderung von Kompetenzen (Kapitel 7.2). Im Rahmen der betrieblichen Planung und Steuerung (Kapitel 8.5) muss sichergestellt werden, dass Beschäftigte jederzeit Zugang zu dem Wissen haben, das für sie wichtig ist.

Springt beispielsweise eine Mitarbeiterin kurzfristig in einem anderen Bereich ein, muss sichergestellt sein, dass sie Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen lesen kann. Mit der Innolytics® Wissensmanagement Software können Sie hier Verbindlichkeit schaffen, indem Sie sich beispielsweise die Kenntnisnahme von Informationen verbindlich bestätigen lassen. Die Mitarbeiterin würde ihre Tätigkeiten erst dann aufnehmen, wenn sie verbindlich bestätigt, dass sie Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen gelesen hat.

Die Einführung des Moduls Wissensmanagement Software der Innolytics AG unterstützt Ihre ISO 9001-Zertifizierung in folgenden Bereichen:

  • Sie bauen eine Datenbank des Wissens auf, das für Ihr Qualitätsmanagementsystem relevant ist und erfüllen damit die Anforderungen aus Kapitel 7.1.6 der Norm.
  • Sie stellen sicher, dass Beschäftigte, die bestimmte Tätigkeiten verrichten, die notwendigen Kompetenzen besitzen. So können Sie sich die Kenntnisnahme von Informationen oder Anweisungen bestätigen lassen. Damit erfüllen Sie Kapitel 7.2. sowie Teile von Kapitel 8.5 der Norm.

Sie können alle grundlegenden Informationen zu Ihrem Qualitätsmanagement nach den Vorgaben der dokumentierten Information und der Dokumentenlenkung (Kapitel 7.5) anlegen. Damit erfüllen Sie die Anforderungen der dokumentierten Information.

Fazit: Wissensmanagement nach ISO 9001 bringt Vorteile

Selbst, wenn Sie aktuell keine ISO 9001-Zertifizierung anstreben, erhöhen Sie durch die Beachtung der Normanforderungen die Qualität Ihres Wissensmanagements: Es wird nachvollziehbarer, wer welche Informationen wann angelegt hat, wer diese genehmigt und wer diese gelesen hat. ISO 9001 verfolgt das Ziel, die Qualität der Arbeit von Unternehmen zu erhöhen und somit die Kundenzufriedenheit zu steigern. Wenn Sie die Grundsätze der Norm in Ihrem Wissensmanagement beachten, erhöhen Sie sowohl die Akzeptanz als auch die Ergebnisse Ihres Wissensmanagements.

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