Wissensmanagement im Unternehmen: Fünf Erfolgsfaktoren

Wissensmanagement im Unternehmen bringt viele Vorteile: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten schnelleren Zugang zu wichtigen Informationen, Antworten auf häufig gestellte Fragen stehen zentral zur Verfügung, die interne Kommunikation und das Ideenmanagement gewinnen an Qualität. Und doch ist die Einführung eines Wissensmanagements in Unternehmen mit zahlreichen Barrieren behaftet:

  • Mitarbeiter*innen teilen ihr Wissen nicht oder nur unzureichend,
  • nach einer anfänglichen Euphorie lässt die Begeisterung für das Wissensmanagement nach,
  • Informationen werden nicht aktualisiert.

In diesem Artikel lernen Sie fünf Erfolgsfaktoren kennen, mit denen Sie Ihr Wissensmanagement im Unternehmen effektiv gestalten können.

Erfolgsfaktor 1: Wissensmanagement im Unternehmen ist Chefsache

Wenn das Wissensmanagement nicht von der obersten Führungsebene unterstützt wird, lässt die Begeisterung automatisch nach. Es ist dieselbe Entwicklung, die auch das Ideenmanagement, der kontinuierliche Verbesserungsprozess und das Risikomanagement eines Unternehmens betrifft: Wenn das Management es nicht unterstützt, nimmt das Engagement ab.

Wie kann sich oberste Führungsebene dafür einsetzen, dass Wissensmanagement im Unternehmen von allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen akzeptiert wird?

  • Führungskräfte geben selbst ihr Wissen preis und investieren Arbeit in den Aufbau eines Wissensmanagements,

  • sie verfassen motivierende Kommentare und

  • sie heben besonders positive Beiträge in der internen Kommunikation hervor.

Warum sollten Führungskräfte Zeit und Ressourcen in den Aufbau eines Wissensmanagements investieren? Weil sie langfristig von einem schlanken und effizienten Betrieb im Unternehmen profitieren.

Erfolgsfaktor 2: Möglichst viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen involvieren

Moderne Wissensmanagement-Tools und Methoden der Kollaboration erlauben es heute, den Aufbau eines Wissensmanagements im Unternehmen auf viele Schultern zu verteilen.

Legen Sie ein unternehmensinternes FAQ an!

So können Unternehmen beispielsweise ein internes FAQ anlegen, das Antworten auf die häufigsten Fragen gibt.

  • Mitarbeiter*innen stellen Fragen, andere aus dem Unternehmen antworten.
  • Ein solches FAQ hat den Vorteil, dass die gleichen Fragen nicht immer wieder gestellt werden, sondern als Frage und Antwort zentral abgelegt werden.

Hierzu bietet sich die Implementierung einer modernen Wissensmanagement-Software an. Incentivieren Sie Mitarbeiter*innen, hier regelmäßig Fragen zu stellen.

Die Grafik zeigt eine Wissensmanagement-Software und Wissensdatenbank-Software

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Führen Sie ein Lösungs-Wiki ein!

Ein weiterer Ansatz, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einzubinden ist das Anlegen eines Lösungs-Wiki beziehungsweise einer Best-Practice-Datenbank.

  • Hierbei werden Mitarbeiter*innen incentiviert, ihre Lösungen für typische Probleme aus ihrem Bereich anzulegen.
  • Ein Gamification-Ansatz kann dabei unterstützen, Mitarbeiter*innen einzubinden.
  • So können beispielsweise Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Punkte sammeln, wenn sie Lösungen eingeben, die von anderen besonders gut bewertet werden.

Wissensmanagement im Unternehmen wird auf diese Art und Weise ein Geben und Nehmen.

Erfolgsfaktor 3: Wissensmanagement im Unternehmen mit dem Ideenmanagement und dem Qualitätsmanagement verknüpfen

In vielen Unternehmen sind Wissensmanagement, Ideenmanagement, Innovationsmanagement, Prozessoptimierung und die digitale Transformation voneinander getrennte Bereiche. Dabei sind sie in der Praxis miteinander verbunden.

  • Wissen und Inspirationen von außen führen zu neuen Ideen.
  • Neue Ideen wiederum schaffen neues Wissen im Unternehmen.

Verknüpfen Sie die unterschiedlichen Managementsysteme und -methoden in Ihrem Unternehmen miteinander. Die Innolytics® Wissensmanagement-Software bietet dafür die entsprechenden Möglichkeiten.

Erfolgsfaktor 4: Wissensmanagement-Software nutzen

Wissensmanagement im Unternehmen ist dann besonders effektiv, wenn Collaboration Tools eingesetzt werden, mit denen viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erreicht werden. Die Methoden des Web 2.0 und des Social Internets bieten dafür entsprechende Möglichkeiten.

So wie sich Mitarbeiter*innen privat über Netzwerke wie Facebook, Xing oder LinkedIn verbinden, so kann auch die Einführung von Kollaborationssoftware und Wissensmanagement-Software die Etablierung von Wissensmanagement im Unternehmen fördern.

Die Abbildung zeigt Software für die Umsetzung von Wissensmanagement im Unternehmen
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Erfolgsfaktor 5: Messen Sie den Erfolg von Wissensmanagement im Unternehmen

Beim Wissensmanagement im Unternehmen gilt der gleiche Grundsatz wie bei anderen Unternehmensaktivitäten: Nur wenn im Unternehmen Erfolge erzielt werden, wird die Methode auf Dauer akzeptiert. Erfolge können dabei qualitativer und quantitativer Natur sein

  • Qualitative Erfolge sind beispielsweise Bewertungen durch Mitarbeiter, die in Form von Feedbacks und Mitarbeiterbefragungen erhoben werden. Dabei geht es vor allem darum, wie hilfreich das Wissensmanagement im Unternehmen durch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bewertet wird.

  • Quantitative Erfolge können hingegen eingesparte Arbeitszeit oder die verkürzte Zeit bei der Suche nach bestimmten Informationen sein. Auch die Geschwindigkeit der Reaktion bei Kundenanfragen ist eine quantitative Kennzahl.

Legen Sie Erfolgsparameter fest, anhand derer der Erfolg gemessen werden kann. Zu Beginn sind dies in der Regel eher qualitative Kennzahlen. Je länger ein Wissensmanagement im Unternehmen etabliert ist, desto mehr Erfahrungen liegen vor, um quantitative Kennzahlen zu erheben.

Fazit: Wissensmanagement im Unternehmen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor

Unternehmen, die ein Wissensmanagement etabliert haben, berichten über eine Reihe von Vorteilen. Neben den bereits beschriebenen sind dies auch:

  • eine höhere Agilität und Reaktionsfähigkeit bei Veränderungen im Markt,
  • eine höhere Bereitschaft von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sich für den Fortschritt und die Zukunft des Unternehmens einzusetzen sowie
  • eine schnellere und kosteneffizientere Umsetzung von Projekten im Bereich der Digitalisierung.

Wissensmanagement im Unternehmen zu etablieren ist ein lebendiger interaktiver Prozess.

  • Je schneller sich Wissen im Unternehmen verändert,
  • je höher die Innovations- und Veränderungsgeschwindigkeit in Ihrer Branche,

desto wichtiger ist das Investment in ein lebendiges, sich schnell veränderndes Wissensmanagement im Unternehmen. Die Innolytics® Wissensmanagement-Software hilft Unternehmen, ein modernes, zeitgemäßes und interaktives Wissensmanagement im Unternehmen zu etablieren.

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