Was sind Geschäftsprozesse2019-10-01T09:39:30+00:00

Was sind Geschäftsprozesse?

Geschäftsprozesse sind strukturierte Abläufe innerhalb von Unternehmen und Organisationen, durch die definierte Ziele erreicht werden. Geschäftsprozesse werden durch ein Prozessmanagement dokumentiert und durch Prozessoptimierung ständig verbessert.

Die Dokumentation von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements nach ISO 9001:2015. Die ISO-Norm sieht eine Prozessorientierung von Unternehmen vor. Seit der Revision 2015 müssen Geschäftsprozesse nicht mehr in Form eines Qualitätshandbuchs dokumentiert werden. Doch sie müssen definiert, beschrieben, Mitarbeiter*innen zugänglich gemacht und kontinuierlich verbessert werden.

Wozu Geschäftsprozesse definieren?

Gerade Unternehmen in der Gründungsphase (beispielsweise Start-ups) fehlt es häufig an Geschäftsprozessen. Die Folge: Im Unternehmen herrscht Chaos. Klare Zuständigkeiten fehlen, Informationen sind in vielen unterschiedlichen Dokumenten gespeichert, Abläufe verändern sich situativ. Dies führt dazu, dass die Arbeit ineffizient durchgeführt wird und hohe Reibungsverluste birgt. Gerade in der Anfangsphase von Unternehmen ist dies häufig nicht zu vermeiden.

Wenn Unternehmen wachsen, entstehen mehr und mehr Strukturen und festgelegte Abläufe. Routinetätigkeiten können mit einem deutlich geringeren Aufwand erledigt werden. Diese definierten Abläufe enthalten Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten sowie spezifische für den Geschäftsprozess wichtige Informationen. Je häufiger eine bestimmte Anforderung innerhalb eines Unternehmens auftritt, desto wichtiger ist die Definition transparenter und effizienter Geschäftsprozesse.

Der ISO-Norm 9001:2015 liegt die Philosophie zugrunde, dass Unternehmen, die klare Geschäftsprozesse definiert haben, erfolgreicher sind als diejenigen, deren Erfolg auf dem Wissen und Können weniger Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beruhen. Die Definition von Geschäftsprozessen hat Vorteile:

  • Neue Mitarbeiter*innen können schneller in die Bewältigung komplexer Aufgaben eingearbeitet werden. Ist beispielsweise bei einem Geschäftsprozess die Mitwirkung unterschiedlicher Fachbereiche erforderlich, müssen sich Mitarbeiter*innen nicht mühsam durchfragen, wer wofür zuständig ist. Durch klar definierte Geschäftsprozesse erfahren sie schneller was zu tun ist. Dies macht den Einsatz von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in mehreren Bereichen beziehungsweise wechselnden Verantwortungen möglich.

  • Höhere Kundenorientierung: Die Definition von Geschäftsprozessen sorgt für eine schnelle und reibungslose Abwicklung von Standardabläufen wie beispielsweise Kundenanfragen. In einem Geschäftsprozess wird beispielsweise definiert, wie schnell eine Kundenanfrage beantwortet wird, wer für die Bearbeitung zuständig ist und nach welchen Kriterien Entscheidungen getroffen werden. Die Beantwortung der Kundenanfrage erfolgt nicht danach, ob zufällig Mitarbeiter*innen Zeit haben, sich darum zu kümmern. Sondern sie erfolgt in Form fester Vorgaben.

Das Management von Geschäftsprozessen erfolgt durch ein Prozessmanagement. In diesem werden neue Prozesse vorgeschlagen, diskutiert, bewertet, dokumentiert und optimiert. Tools wie die Innolytics® Ideenmanagement-Software enthalten Module, mit denen Mitarbeiter*innen schnell und einfach in die Entwicklung neuer Geschäftsprozesse eingebunden werden können. In unserer Fallstudie Gerolsteiner erfahren Sie, wie der Getränkehersteller die Innolytics® Software nutzt, um neue Geschäftsprozesse im Vertrieb anzulegen.

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