Was ist Workflow-Software?

Workshop-Software hilft Unternehmen, Arbeits- und Geschäftsprozesse zu organisieren und effizient zu gestalten. Durch die Definition von klar strukturierten Abläufen und Prozessen können Unternehmen ihre Produktivität steigern, durch Prozessoptimierung ihre Qualität verbessern und ihre Kundenorientierung kontinuierlich steigern. In diesem Artikel erfahren Sie, was Workflow-Software ist, was sie leistet und wie sie Unternehmen unterstützt.

Definition Workflow-Software

Workflow-Software (auch BPM-Software oder Business Process Management-Software genannt) erlaubt es Unternehmen, Geschäftsprozesse und Abläufe zu entwickeln und in klaren transparenten Prozessen abzubilden.

Der Einsatz von Workflow-Software und BPM-Software erfolgt üblicherweise durch Unternehmen, die

ihre internen Abläufe besser strukturieren und damit effizienter machen wollen,
neue Geschäftsprozesse entwickeln und die Performance dieser Prozesse kontrollieren wollen oder/und
im Rahmen einer ISO-Zertifizierung ein Managementsystem wie beispielsweise ISO 9001: 2015 (Qualitätsmanagement) einführen möchten.

Workflow-Software erlaubt es Unternehmen, ihre Produktivität kontinuierlich zu steigern und dadurch ihre Wettbewerbsfähigkeit auszubauen.

Die Vorteile von Workflow-Software

Der Einsatz von Workflow-Software hat für Unternehmen unterschiedliche Vorteile. Neben den wirtschaftlichen (höhere Produktivität und geringere Administrationskosten) sind es vor allem auch qualitative Vorteile, die eine Einführung von Workflow-Software mit sich bringt.

Höhere Qualität: Geschäftsprozesse in klar definierten Abläufen und Workflows abzubilden, bringt Unternehmen den Vorteil der Routine. Ob beispielsweise eine neue Kundenanfrage beantwortet wird, ist nicht mehr davon abhängig, ob einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen diese sehen, sondern durch einen klaren und zuverlässigen Prozess geregelt. Unternehmen, die eine schnelle und einheitliche Reaktion auf Kundenbeschwerden als eines ihrer Qualitätsziele definiert haben, profitieren entsprechend vom Einsatz von Workflow-Software.
Höhere Transparenz: Der Einsatz von Workflow-Software erlaubt es Unternehmen, den Bearbeitungsstand in Abläufen ausgewählten Mitarbeitern*innen, Teams und Abteilungen transparent zu machen. Rückfragen wie: „Weiß jemand, wie der Stand bei X ist?“ oder „Wurde eigentlich der Vorfall Y bearbeitet?“ gehören der Vergangenheit an. Eine höhere Transparenz in den Prozessen bringt damit eine Steigerung der Effizienz.
Höhere Zuverlässigkeit: Geschäftsvorgänge, die in klar definierten Prozessschritten abgebildet sind, können zuverlässiger erledigt werden als solche, bei denen eine Erledigung eher zufällig geschieht. Die Einführung von Workflow-Software im Unternehmen bringt daher auch ein höheres Maß an Zuverlässigkeit mit sich.

Workflow-Software beziehungsweise BPM-Software bringt für Unternehmen damit nachweisbare und messbare Vorteile mit sich.

Beispiel für den Einsatz von Workflow-Software

In Unternehmen lässt sich prinzipiell alles, was in Prozessen und Geschäftsabläufen abgebildet werden kann, durch Workflow-Software realisieren. Innerhalb unterschiedlicher Branchen gibt es spezifische Geschäftsprozesse, die individuell entwickelt werden. Ein beispielhafter Geschäftsprozess, der durch Workflow-Software realisiert, findet sich im Management von Kundenbeschwerden.

Geschäftsprozess zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden

Kundenbeschwerden können mit Hilfe einer Workflow-Software schnell und einfach in zuverlässige Geschäftsprozesse umgewandelt werden. Zunächst werden die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte definiert, beispielsweise:

Beschwerde eingegangen,
Beschwerde in Bearbeitung,
Entscheidung über mögliche Kompensation,
Kompensationsvorschlag erteilt,
Kompensation nicht angenommen,
Kompensation angenommen,

Innerhalb eines Workflows können verschiedene Rollen und Entscheidungskriterien definiert werden. So kann z.B. die Höhe einer Kompensation davon abhängig gemacht werden,

wie wahrscheinlich eine Kündigung durch Kunden ist,
wie groß ein Imageschaden im Falle einer Publizierung des Vorfalls sein könnte beziehungsweise
wie hoch der Schaden ist, der Kunden konkret entstanden ist.

Zudem lassen sich in einer Workflow-Software Verantwortliche und festgelegte Vertiefungsfelder (beispielsweise Beschreibung des konkreten Kundenschadens) definieren. Es können Entscheidungsgremien und Bewertungskriterien definiert werden, nach denen über eine mögliche Kompensation entschieden wird.

Die Innolytics^® Workflow-Software

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Unternehmen können vorkonfigurierte Workflows auswählen und verändern oder eigene anlegen. Eine Prozessautomatisierung unterstützt das Management von Prozessen. Mehr Informationen zur Innolytics^® Workflow-Software finden Sie auf der Produktseite.

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