Was ist Wissensmanagement?

Die Etablierung eines Wissensmanagements bringt Unternehmen messbare Vorteile. In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen kennen. Sie erfahren, wie Sie eine Wissensdatenbank aufbauen können. Sie lernen Wissensmanagement Tools kennen. Und Sie erfahren, wie Sie das Prinzip der Kollaboration und die Schwarmintelligenz von Beschäftigten für Ihr Wissensmanagement nutzen können.

Inhaltsverzeichnis

Wissensmanagement Definition

Innolytics-Wissensmanagement-DefinitionWissensmanagement ist die systematische Erfassung von internem und externem Wissen, das für die aktuelle und künftige Wettbewerbssituation eines Unternehmens relevant ist.

Wissensmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 und gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren von Unternehmen. Der offene Zugang zu Wissen und der Wissenstransfer zwischen verschiedenen Unternehmenseinheiten ist zudem eine Grundvoraussetzung für die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens und die Entstehung einer Innovationskultur.

Auf unseren Seiten haben wir weitere vertiefende Informationen für Sie bereitgestellt:

Sie erhalten einen Überblick über die Aufgabe von Wissensmanagement-Software.

Ziele des Wissensmanagements

Unternehmen, die eine Wissensdatenbank aufbauen und ein Wissensmanagement etablieren, können bereits nach kurzer Zeit messbare Erfolge erzielen. Sie können ihre Wettbewerbsfähigkeit maßgeblich steigern. Die Ziele eines Wissensmanagements sind unter anderem:

  • Schnellere Verfügbarkeit von Informationen

    Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Bereichen erhalten durch ein Wissensmanagement schnelleren Zugriff auf Informationen aus eigenen oder anderen Bereichen.

  • Schnellere Identifikation von Know-how im Unternehmen

    Wer kennt sich womit aus? Wer hat welche Erfahrungen in welchen Projekten gesammelt? Wer ist für bestimmte Themen ansprechbar? Wissensmanagement verkürzt die Suche nach Fachexperten und -expertinnen im Unternehmen. Typische E-Mailketten („Weiß jemand, wer sich mit dem Thema … auskennt?“) unterbleiben.

  • Verkürzte Einarbeitung in neue Fachgebiete

    Mit Hilfe eines Wissensmanagements und einer Wissensdatenbank können Mitarbeiter und  Mitarbeiterinnen praktisches Wissen – beispielsweise über die Bedienung technischer Geräte oder die beste Lösung von Problemen – an andere weitergeben. Innerhalb von Unternehmen werden hierzu häufig so genannte „Knowledge Communitys“ gebildet. Mitglieder dieser Knowledge Communitys geben ihre Erfahrungen an andere weiter. Lösungsstrategien werden intern diskutiert, Fragen anderer werden beantwortet.

  • Schnellere Verbreitung von externem Wissen im Unternehmen

    Gerade die Entwicklung von Innovationen erfordert es, sich intensiv mit Trends auseinanderzusetzen. Es ist wichtig, dieses neue Wissen ins Unternehmen zu bringen, zu diskutieren und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Modernes Wissensmanagement ist hier die Vorstufe zu einer Trendanalyse.

  • Einfachere und schnellere Umsetzung von Innovationen

    Gerade bei der Produktentwicklung, dem Aufbau von Serviceinnovationen und der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle geraten Prozesse immer wieder durch fehlendes Wissen ins Stocken. Wissensmanagement macht Wissen für Innovationsteams schneller verfügbar.

Den Zusammenhang zwischen dem Wissensmanagement von Unternehmen und der Innovationskraft hat Innolytics® Geschäftsführer Dr. Jens-Uwe Meyer in seiner wissenschaftlichen Arbeit Die Innovationsfähigkeit von Unternehmen aufgezeigt. Die Bereitschaft von Beschäftigten, Wissen zu teilen und gemeinsam neues Wissen aufzubauen, gehört zu den wichtigsten Grundlagen von Innovation.

Die Arbeit können Sie hier kostenlos herunterladen
Innovationsfähigkeit von Unternehmen

Aufgaben des Wissensmanagements

Die Aufgaben des Wissensmanagements haben sich in den vergangenen Jahren verändert: Gerade in Zeiten, in denen sich Wissen schneller verändert, sind Tools und Methoden des Wissensmanagements agiler geworden.

Das Wissensmanagement der ersten Generation bestand primär aus gemeinsamen Wissensdatenbanken. Die Aufgabe im Management von Wissen war es, diese Datenbanken einzurichten und zu pflegen.

Heute hat das Wissensmanagement im Unternehmen mehr Aufgaben:

  • Vom Aufbau einer Wissensdatenbank

  • über den Wissenstransfer bis hin

  • zur Entwicklung von neuem Wissen.

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In diesem Abschnitt werden die neuen Aufgaben des Wissensmanagements vorgestellt. Durch moderne Formen der digitalen Kollaboration kann der Wissenstransfer deutlich effektiver gestaltet werden als noch vor wenigen Jahren.

Die Grafik zeigt eine Wissensmanagement-Software und Wissensdatenbank-Software

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Die Grafik symbolisiert eine Wissensdatenbank.Aufgabe 1: Vorhandenes Wissen im Unternehmen durch Wissensdatenbanken zu erfassen

  • Die Einführung einer Wissensdatenbank führt zur Effizienzsteigerung bei der Wissenssuche. Gerade Wissensarbeiter*innen verbringen viel Zeit damit, nach notwendigen Wissensbausteinen zu suchen, um beispielsweise eine Präsentation zu erstellen.
  • Kundenanfragen können durch eine systematische Erfassung und den Aufbau einer sog. „Knowledge Base“ schneller bearbeitet und beantwortet werden.

Dazu werden im Unternehmen verschiedene Wissensmanagement Tools oder eine Wissensmanagement-Software zur Verfügung gestellt.

Auch das Prozessmanagement (die systematische Erfassung, Bewertung, Optimierung und zur Verfügungsstellung aller unternehmensinternen Abläufe und Prozesse) wird in der unternehmerischen Praxis häufig den Aufgaben des Wissensmanagements zugerechnet.

Die Abbildung symbolisiert den Wissenstransfer zwischen verschiedenen Abteilungen im UnternehmenAufgabe 2: Wissenstransfer zwischen Standorten und Abteilungen ermöglichen

Das Wissensmanagement hat die Aufgabe, den Wissenstransfer innerhalb eines Unternehmens bzw. zwischen verschiedenen Standorten oder Ländergesellschaften zu ermöglichen und aktiv zu fördern.

Eines der Hauptprobleme in Unternehmen ist das Silodenken: Informationen und Wissen werden innerhalb von Abteilungen geteilt, aber nicht darüber hinaus. Lösungen, die beispielsweise für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess an einem Standort entwickelt wurden, werden nicht an andere Standorte transferiert.

wissensmanagement-Internes-externes-wissenAufgabe 3: Neues Wissen ins Unternehmen bringen

Das Zeitalter des schnellen Wandels erfordert es, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nachhaltig an neues Wissen heranzuführen. Gerade Unternehmen, die sich kontinuierlich weiterentwickeln müssen, profitieren von externem Wissen.

Neues Wissen entsteht jeden Tag, beispielsweise im Bereich der Digitalisierung und der digitalen Transformation. Aber auch durch die Einführung eines Technologiemanagements oder durch eine Wettbewerberanalyse entsteht neues Wissen. Wissensmanagement ist damit eine wichtige Voraussetzung für Innovation.

wissensmanagement-wissensaufbauAufgabe 4: Neues Wissen entwickeln

Eine Aufgabe des Wissensmanagements wird immer wichtiger: die Entwicklung von neuem Wissen innerhalb von Unternehmen. Gemeinsam entwickeln Mitarbeiter*innen innovative Ansätze beispielsweise zu Problemlösungen oder Strategien.

Hier gibt es Überschneidungen zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der ebenfalls ein zentraler Bestandteil der ISO-Norm 9001:2015 ist. Es existieren große Schnittmengen zu anderen Teilbereichen der Unternehmensführung wie

Wissensmanagement kann in der modernen Unternehmensführung damit nicht mehr isoliert betrachtet werden.

Wissensmanagement-Software

Moderne Wissensmanagement Software unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, Wissen zu archivieren, sondern dabei, Wissen zu diskutieren, zu transferieren und neues Wissen zu erarbeiten.

  • Neben einer Blogfunktion enthalten Unternehmen beispielsweise Module, in denen Mitarbeiter*innen Fragen stellen und diskutieren können.

  • Nutzer und Nutzerinnen können die Relevanz von Wissen nach unterschiedlichen Kriterien bewerten.

  • Wissen kann in unterschiedlichen Stufen in Form eines Prozesses strukturiert werden. So können beispielsweise Fragen die Status „Frage eingegangen“, „Frage in Bearbeitung“ und „Frage bearbeitet“ erhalten.

  • Wissen, das von außerhalb ins Unternehmen kommt, kann nach der Relevanz für das Unternehmen beziehungsweise für eine Abteilung, der Übertragbarkeit auf die Situation des Unternehmens und anderen Kriterien bewertet werden.

  • Module wie Ideenmanagement-Software und Innovationsmanagement-Software helfen Unternehmen dabei, neues Wissen aufzubauen, Ideen zu generieren und erfolgreich umzusetzen.

Die Innolytics® Wissensmanagement-Software

Durch die Möglichkeit, Wissen in Form von Prozessen systematisch zu strukturieren und zu bewerten werden innerhalb eines Unternehmens klar nachvollziehbare Strukturen geschaffen. Prozesse zur Bewertung externen Wissens können Stufen wie „in Diskussion“, „in Bewertung“, „in Umsetzung“ beziehungsweise „Archiv“ erhalten. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen setzen sich aktiv mit neuem Wissen auseinander statt passives Wissen nur zu konsumieren.

Die Bedeutung von Wissensmanagement steigt

Unternehmen sind heute viel mehr darauf angewiesen, Know-how in ihrem Unternehmen zu bündeln. Auf Basis dieses Know-hows müssen sie einzigartige Dienstleistungen und Produkte entwickeln. Treiber sind dabei Trends wie die digitale Transformation, die es notwendig machen, vorhandenes Wissen systematisch in Frage zu stellen und zu überarbeiten. Sehr gute weiterführende Informationen bietet ein Dossier zur Digitalisierung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Parallel dazu wirkt sich der Fachkräftemangel in zahlreichen Branchen stark aus. Wissen von Know-how-Trägern muss schneller und gezielter an andere Mitarbeiter*innen kommuniziert werden. Gründe für die wachsende Bedeutung von Wissensmanagement.