Was ist Wissensmanagement-Software?

Innolytics-Was-ist-wissensmanagement-software-definitionWissensmanagement-Software ist eine Plattform zum Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern, Mitarbeiterinnen und externen Partnern eines Unternehmens bzw. einer Organisation. Wissensmanagement-Software unterstützt das Wissensmanagement von Unternehmen, indem Nutzer*innen die für sie wichtigen Informationen (z.B. Veröffentlichungen, Nachrichten, Antworten auf häufige Fragen oder Best Practice Beispiele) übersichtlich an einem Ort finden.

Moderne Wissensmanagement-Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit der Kollaboration: Nutzer/-innen können Diskussionen starten und sich innerhalb geschlossener oder offener Gruppen zu bestimmten Themen austauschen.

Diese häufig auch als Social Collaboration bezeichnete Funktion von Wissensmanagement-Software fördert den Transfer von implizitem und explizitem Wissen im Unternehmen. Der transparente Umgang mit Wissen ist deshalb ein essentieller Bestandteil eines modernen Ideenmanagements und Innovationsmanagements sowie eine Voraussetzung für erfolgreiche digitale Transformation.

Die Innolytics® Wissensmanagement– und Innovationssoftware ermöglicht den schnellen und einfachen Aufbau eines Wissensmanagements sowie eines Ideen- und Innovationsmanagements im Unternehmen. Mit der Software können Sie sofort starten. Lernen Sie die Vorteile von Wissensmanagement im Unternehmen in einem 30-tägigen kostenlosen Test kennen.

Überblick: Innolytics® Wissensmanagement-Software

WISSENSMANAGEMENT SOFTWARE KENNENLERNEN

Was kann Wissensmanagement-Software?

Moderne Wissensmanagement-Software ist mehr als nur eine Wissensdatenbank. Sie ermöglicht den Aufbau, den Transfer und das Management von Wissen im Unternehmen. Einige Funktionen werden nachfolgend detaillierter beschrieben.

  • Wissensmanagement-Software als Motor der Unternehmenskommunikation

    In der Vergangenheit wurden Informationen in Unternehmen häufig über Newsletter oder Unternehmenszeitungen verbreitet. Wissensmanagement-Software löst diese Methoden der Unternehmenskommunikation vielfach ab. Nachrichten und Informationen aus dem Unternehmen können durch die Blog-Funktionen einer Wissensmanagement-Software schneller verbreitet werden. Zudem können Nachrichten durch Bilder und Videos unterstützt werden. Wissensmanagement-Software bietet zudem die Möglichkeit, Informationen gezielt an einzelne Zielgruppen zu veröffentlichen.

    So können beispielsweise Nachrichten aus der Entwicklung, die primär für die Produktion und das Marketing interessant sind, gezielt an diese beiden Gruppen veröffentlicht werden. Wissensmanagement-Software dient dazu, Informationsflüsse innerhalb eines Unternehmens so zu gestalten, dass Nutzer und Nutzerinnen nur die für sie relevanten Informationen erhalten.

  • Kompetenz- und Wissensdatenbank

    Moderne Wissensmanagement-Software bietet Nutzern und Nutzerinnen die Möglichkeit, eigene Profile anzulegen, ihre Aufgaben und Kompetenzbereiche zu beschreiben und Kontaktdaten zu hinterlegen. Die Nutzerverwaltung von Wissensmanagement-Software bietet zudem die Möglichkeit, Nutzer*innen bestimmten Gruppen zuzuordnen beziehungsweise filterbare Felder zu definieren. So können beispielsweise spezifische Rollen für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess definiert werden, beispielsweise KVP-Coachs. Administratoren können rollenspezifische Filter anlegen, sodass andere Nutzer*innen problemlos nach KVP-Coachs suchen können.

  • Einrichtung von Arbeitsgruppen und Teams

    Gerade in Unternehmen, die stark auf Kollaboration und Teamwork setzen, bietet Wissensmanagement-Software große Vorteile, wenn sie die Funktion von Teamräumen unterstützt. Wird beispielsweise zur Ideenentwicklung für die digitale Transformation im Unternehmen ein fachübergreifendes Team gebildet, kann die Teamleitung in der Wissensmanagement-Software eine eigene Plattform für dieses Team einrichten. Der Zugang zu dieser Plattform kann für alle Nutzer*innen gewährt beziehungsweise auf einzelne Nutzer*innen oder Gruppen beschränkt werden. Durch diese Möglichkeiten erweitert die Wissensmanagement-Software ihre Möglichkeiten: Von der reinen Kommunikations- hin zu einer Kollaborationssoftware, die den Aufbau von neuem Wissen erleichtert und für mehr Transparenz sorgt.

  • Wissensdatenbank

    Wissensmanagement-Software bietet die Möglichkeit, Wissen in Form von Wikis oder Blog-Artikeln zu teilen und dadurch eine Wissensdatenbank für das Unternehmen zu erstellen. Verfügt das Intranet zudem über eine smarte Suchfunktion, können Nutzer*innen die Plattform nach bestimmten Schlagworten durchsuchen. Ähnlich wie bei einer Google-Suche werden Informationen aus Diskussionen, Beiträgen oder Projekten nach Relevanz priorisiert angezeigt.

  • Ideen- und Innovationsmanagement

    In der Praxis hat das Wissensmanagement von Unternehmen viele Schnittstellen zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess, zum Ideenmanagement und zum Innovationsmanagement von Unternehmen. Die Innolytics® Wissens- und Innovationssoftware bietet für Nutzer/-innen die Möglichkeit, Ideen und Verbesserungsvorschläge einzugeben. Diese Vorschläge können von anderen Nutzer*innen diskutiert und bewertet werden.

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Was sind die Vorteile von Wissensmanagement-Software?

Neben den offensichtlichen Vorteilen (z.B. Wegfall der Druckkosten für die Mitarbeiterzeitung) bietet Wissensmanagement-Software Vorzüge beispielsweise bei der Informationsgeschwindigkeit und der Informationssteuerung: Nachrichten können schneller und gezielter an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verbreitet werden. Gerade für Unternehmen, deren Märkte dynamischer werden und die schneller auf Marktveränderungen reagieren müssen, ist eine Kombination aus Wissens- und Innovationssoftware empfehlenswert.

Durch die Bündelung von Wissen werden Zeitverluste bei der Suche nach Informationen und Ansprechpartnern/-innen verringert. Die in Unternehmen häufig beklagten sogenannten „Reibungsverluste“ können durch den Einsatz von Wissensmanagement-Software minimiert werden. Durch den Aufbau eines unternehmensinternen FAQ mit Antworten auf häufig auftretende Fragen können Mitarbeiter*innen schneller in neue Aufgaben eingearbeitet werden. Auch Mitarbeiterunterweisungen können effizient durchgeführt werden. Die Einrichtung von Teamräumen erlaubt es Unternehmen, Teamwork und Kollaboration effizient durchzuführen und dadurch schneller und agiler zu werden. Durch die Möglichkeit, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren, erhöht eine Wissensmanagement-Software auch die Innovationsfähigkeit von Unternehmen.

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Wie aufwändig ist der Einsatz von Wissensmanagement- Software?

Die Auswahl von Tools zum Wissensmanagement ist breit: Von Software, die auf unternehmensinternen Servern gespeichert wird bis hin zu Software as a Service (SaaS) Anwendungen. Die Innolytics® Wissensmanagement-Software erlaubt es, schnell und einfach mit dem Aufbau eines Wissensmanagements im Unternehmen zu starten. Die Plattform kann innerhalb weniger Minuten angelegt werden. Durch die Mehrsprachigkeit und eine integrierte Live-Übersetzung können Mitarbeiter*innen die Software grenz- und sprachübergreifend einsetzen.

Bei der Suche nach einer Wissensmanagement-Software wird von Unternehmen zunächst häufig nur die Funktion der Wissensdatenbank gesehen. Verantwortliche für die Einführung einer Wissensmanagement-Software suchen nach einer Möglichkeit, Informationen möglichst schnell und einfach an Nutzer/-innen zu übermitteln. Das Bedürfnis nach einem verstärkten internen Austausch sowie der Möglichkeit, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, wird für ein Unternehmen oder eine Organisation häufig erst im Prozess der Einführung einer Wissensmanagement-Software sichtbar.

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