Was ist Software für agiles Projektmanagement?

Software für agiles Projektmanagement erlaubt es Unternehmen und Organisationen, schnell, einfach und übersichtlich Projekte zu managen, bei denen sich der Ablauf, die Beteiligten, die Aufgaben und die Prioritäten im Verlauf des Projekts ändern können.

Software für agiles Projektmanagement folgt den Grundsätzen des agilen Projektmanagements. Agiles Projektmanagement wird beispielsweise als Teamwork-Methode in Arbeitsgruppen zur Digitalisierung – z.B. bei der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle – häufig eingesetzt. Auch in der Produktentwicklung, bei der Umsetzung von Serviceinnovationen und in der Prozessoptimierung sorgen schnelle und flexible Methoden des Projektmanagements dafür, dass unterschiedlichste Projekte schnell, agil und effizient umgesetzt werden. Software für agiles Projektmanagement unterstützt diese Form der Kollaboration.

Warum Software für agiles Projektmanagement?

„Setzen wir auf das sogenannte ‚Wasserfall-Modell‘ oder auf Methoden des agilen Projektmanagements?“ Vor dieser Frage stehen Verantwortliche regelmäßig vor Beginn eines Projekts. Während im Wasserfall-Modell alle Schritte bereits im Vorfeld feststehen, unterstützt agiles Projektmanagement solche Projekte, bei denen am Anfang ein hohes Maß an Unsicherheit über den Verlauf steht. Die nachfolgende Tabelle zeigt den Unterschied und verdeutlicht dadurch, wann sich eher der Einsatz klassischer Projektmanagement-Software und wann sich Software für agiles Projektmanagement besser eignet.

Klassische ProjektmanagementsoftwareSoftware für agiles Projektmanagement
Weitgehend vorherbestimmter Ablauf (z.B. Bau eines Hauses)Projekte mit unsicherem Verlauf (z.B. Entwicklung von Software mit Methoden wie Scrum)
Hohe Komplexität mit einer Vielzahl von Abhängigkeiten und Schnittstellen untereinanderGeringere Komplexität mit weniger Abhängigkeiten zwischen Teilprojekten
Projektführung Top-down, geringeres Maß an Entscheidungen auf operativer EbeneHohes Maß an Eigenverantwortung von Teammitgliedern, kollaborative Entscheidungsfindung
Konzentration auf ein Projekt beziehungsweise wenige ProjekteZahlreiche Projekte, die gleichzeitig vorangetrieben werden und deren Priorität sich ändern kann
Maßnahmen stehen zu Projektbeginn weitgehend festHohes Maß an Kreativität zur Entwicklung von Ideen und Lösungsansätzen erforderlich

Software für agiles Projektmanagement unterstützt die Rahmenbedingungen, die in der Tabelle auf der rechten Seite aufgezeigt sind.

Vorteile von Software für agiles Projektmanagement

Viele Unternehmen – beispielsweise Start-ups, Agenturen oder Teams – die Innovation und digitale Transformation vorantreiben, haben unterschiedliche Projekte parallel laufen. Viele davon sind so genannte „Mikroprojekte“: Projekte, die die Komplexität einer einfachen Aufgabe überschreiten, jedoch kleiner sind als klassische Projekte. Gerade bei diesen kleineren Projekten ist es häufig schwer, die Übersicht zu behalten. Vor allem dann, wenn in jedem dieser Projekte unterschiedliche Personen verschiedene Rolle haben.

Software für agiles Projektmanagement liegt in ihren Funktionalitäten zwischen einer klassischen Aufgabenverwaltung wie Microsoft To Do oder Todoist und einer komplexen Projektmanagement-Software wie MS Project bzw. deren Alternativen. Software für agiles Projektmanagement sind Produkte wie Trello, Jira oder das Innolytics® Software-Modul für agiles Projektmanagement. Diese Lösungen zeichnen sich alle durch ein bestimmtes Set an Funktionen aus:

  • Es können einzelne Projektschritte angelegt werden

    Jedem Projektschritt können Aufgaben und Meilensteine zugeordnet werden. Die spezifischen Rollen von Nutzern und Nutzerinnen können in Projektschritten und Aufgaben unterschiedlich sein.

  • Projektschritte und Aufgaben können diskutiert und kommentiert werden

    Die Innolytics® Software für agiles Projektmanagement bietet zudem die Möglichkeit, die Prioritäten einzelner Projektschritte zu bewerten. So kann z.B. in einem Vertriebsprojekt die Qualität von Kundenleads genauso bewertet werden wie die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Verkaufs.

  • Jeder Projektschritt hat unterschiedliche Status

    Ein Prozessschritt kann beispielsweise in Vorbereitung, in Durchführung, im Review, in der Überarbeitung, fertig oder im Archiv sein. Auch die einzelnen zugeordneten Aufgaben haben unterschiedliche Status.

  • Die Innolytics® Software für agiles Projektmanagement bietet des Weiteren die Möglichkeit einer Prozessautomatisierung

    Prozessschritte können nach klaren Regeln (beispielsweise zu bearbeitende Zeit oder ein bestimmtes durchschnittliches Bewertungsniveau) in einen anderen Prozessschritt überführt werden. Dies erleichtert die Administration von Projekten deutlich.

  • Statistik und Reportingfunktionen

    Eine so genannte „Funnel-Ansicht“ macht es möglich, genau zu sehen, welche Projektschritte sich in welchen Stadien eines Prozesses befinden.

Da moderne Software für agiles Projektmanagement Teamwork durch Prinzipien der Kollaboration unterstützt, können Nutzer*innen Profile anlegen und Benachrichtigungsregeln festlegen. In diesen wird definiert, ob Benachrichtigungen sofort, in einer täglichen Zusammenfassung oder nur bei sehr wichtigen Events gesendet werden sollen.

Durch diese Funktionen bietet Software für agiles Projektmanagement Teams und Unternehmen die Möglichkeit, schnell und strukturiert zu arbeiten, gleichzeitig aber wendig und agil zu bleiben. Dies sind die großen Vorteile von Software für agiles Projektmanagement.

Zur Innolytics Software