Was ist Prozessmanagement2019-09-09T15:06:57+00:00
Prozessmanagement

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement ist die systematische Erfassung aller Prozesse innerhalb eines Unternehmens sowie die kontinuierliche Prozessoptimierung.

Ein Prozessmanagement unterstützt Unternehmen dabei, eine Übersicht aller im Unternehmen existierenden Prozesse und Abläufe zu erhalten. Durch Prozessoptimierung, Prozessinnovation und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess wird die Effizienz dieser Prozesse kontinuierlich gesteigert.

Was ist ein Prozessablauf?

Standardabläufe innerhalb von Unternehmen werden üblicherweise in Form von Prozessen und Prozessabläufen organisiert, die klare Schritte, Handlungsanweisungen und Zuständigkeiten enthalten. Beispiele für unternehmensinterne Prozesse sind der Umgang mit Beschwerden (Beschwerdeprozess), die Einstellung neuer Mitarbeiter*innen (Einstellungsprozess) und die Unterstützung des Innovationsmanagements durch einen Innovationsprozess.

Prozessabläufe werden vom Management eines Unternehmens definiert und dokumentiert. Diese Dokumentation ist Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im betreffenden Arbeitsfeld frei zugänglich. Klar definierte Prozessabläufe erhöhen die Effizienz von Unternehmen und schaffen Wettbewerbsvorteile durch geringe Verwaltungskosten und schnelle Bearbeitungszeiten.

Die Vorgaben der ISO 9001:2015 zum Prozessmanagement

Durch ein Prozessmanagement erfüllen Unternehmen die Anforderungen der ISO-Norm 9001:2015. Die Norm schreibt zwar kein explizites Prozessmanagement vor, jedoch eine Erfassung und regelmäßige Evaluation unternehmensinterner Prozesse. Diese wurden vor 2015 in Form eines Qualitätshandbuchs dokumentiert. Weil dies jedoch in der Praxis sehr aufwendig und damit speziell für kleine und mittlere Unternehmen schwer zu realisieren war, sind Unternehmen seit der Revision der ISO-Norm im Jahr 2015 freier in der Gestaltung Ihrer Prozessdokumentation. Der Aufbau eines Prozessmanagements hat sich als einfache und effektive Methode bewährt, die Anforderungen der ISO-Norm umzusetzen.

Prozessmanagement als Teil des Qualitätsmanagements

Prozessmanagement ist ein Teil des Qualitätsmanagement nach ISO-Norm 9001:2015. Die Norm folgt einer klaren Philosophie: Prozessorientierte Unternehmen sind effizienter, kundenorientierter, qualitätsbewusster und erfolgreicher als die, bei denen der Unternehmenserfolg auf den Schultern weniger Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen lastet. Eine prozessorientierte Organisation zeichnet sich auch durch eine kontinuierliche Verbesserung ihrer Prozesse und Abläufe aus. Regelmäßige Managementreviews dienen der Prozessoptimierung und der Prozessinnovation – also der Entwicklung innovativer Prozesse und Ablaufmodelle.

Ein etabliertes Prozessmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse systematisch zu dokumentieren, zu optimieren, ihre Sinnhaftigkeit regelmäßig zu  hinterfragen und Prozessinnovationen umzusetzen. Auch beim digitalen Wandel unterstützt das Prozessmanagement: Durch die Digitalisierung und die digitale Transformation werden Prozesse unter Zuhilfenahme von Technologien wie künstlicher Intelligenz zum Teil radikal neu gedacht.

Grundlage des Prozessmanagements: Die Prozessdokumentation

Bei der Etablierung eines Prozessmanagements werden zunächst unternehmensinterne Prozesse und Abläufe dokumentiert. Um den Anforderungen der ISO-Norm 9001:2015 gerecht zu werden ist es nicht erforderlich, jeden einzelnen kleinen Ablauf bis ins Detail genau zu dokumentieren. Jedoch sollten die wichtigsten Kernprozesse aus dem Unternehmen – beispielsweise Vertriebsprozesse, Beschwerdeprozesse, Fertigungsprozesse und der kontinuierliche Verbesserungsprozess – dokumentiert sein. Eine feste Form ist dafür nicht vorgeschrieben.

Wichtig ist, dass unternehmensinterne Prozesse Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zugänglich sind. Eine Prozessdokumentation soll nach dem Willen der ISO-Norm 9001:2015-Verfasser kein Dokument sein, das in einem Aktenschrank liegt und nicht angefasst wird. Es soll u.a. dazu dienen, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell und einfach in Aufgaben und Prozesse einzuweisen sowie die Einarbeitung bestehender Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in neue Aufgaben zu vereinfachen.

Für die Prozessdokumentation sieht die ISO-Norm 9001:2015 einige wichtige Parameter vor:

  • Input in den Prozess: Welche Informationen gehen in einen Prozess hinein? Bei einem Bewerbungsbearbeitungsprozess sind es beispielsweise eingehende Bewerbungen potenzieller neuer Mitarbeiter*innen. Bei einem Beschwerdeprozess sind es Beschwerden oder Anregungen von Kunden*innen.

  • Output des Prozesses: Was kommt aus dem Prozess heraus? Bei einem Bewerbungsprozess sind es Zusagen oder Absagen, bei einem Beschwerdeprozess abgelehnte Beschwerden, beziehungsweise eine Kompensation.

  • Anschlussprozesse vorher und nachher: Aus welchem Vorgängerprozess fließt der Input in den dokumentierten Prozess? In welchen Prozess fließen die Ergebnisse ein? Dem Bewerbungsauswahlprozess folgt im Falle einer Ablehnung kein weiterer Prozess, im Falle einer Zusage der Einstellungsprozess. Ähnlich bei einem Beschwerdeprozess. Im Falle eines Einspruchs gegen die Ablehnung einer Beschwerde folgt beispielsweise ein rechtlicher Evaluierungsprozess, im Fall einer Kompensation erfolgt der Kommunikations- und Versandprozess für die Entschädigung.

Ein weiterer wichtiger Teil der Prozessdokumentation ist die Beschreibung des Werts, den ein Prozess hat. Ziel des Prozessmanagements ist es, die Effizienz und damit den wirtschaftlichen Wert von Prozessen kontinuierlich zu steigern. Entsprechend wird in der Prozessdokumentation der durch den Prozess erzielte wirtschaftliche Wertzuwachs dokumentiert. Dieser kann allgemein beschrieben oder in Form von Kennzahlen definiert werden.

Welche Prozesse werden in das Prozessmanagement aufgenommen?

Im Prozessmanagement gilt es primär, alle wichtigen Kernprozesse zu dokumentieren. Dies sind regelmäßig auftretende Prozesse und Abläufe, die routiniert von Mitarbeitern*innen erledigt werden. Falls die Ablehnung einer Kundenbeschwerde ohnehin nur selten und ein Einspruch von Kunden noch seltener ist, braucht es hierfür keinen routinierten Prozess. Treten Einsprüche von Kunden oder Kundinnen gegen die Ablehnung ihrer Beschwerde hingegen regelmäßig auf, sollte der Prozess in die Prozessdokumentation aufgenommen werden.

Das Managementreview im Prozessmanagement

Ein weiterer wichtiger Teil des Prozessmanagements ist die Orientierung an Erfolgskennzahlen. Woran erkennt das Management, dass ein Prozess effizient funktioniert? Da Unternehmen gerade in Zeiten des schneller werdenden Wettbewerbs einer ständigen Veränderung unterliegen, werden auch diese Kennzahlen regelmäßig angepasst. Im Rahmen von Managementreviews werden die Prozesse regelmäßig hinsichtlich ihrer Sinnhaftigkeit und Effizienz neu beurteilt.

Dies erfolgt systematisch in regelmäßigen Abständen, beispielsweise alle sechs Monate oder im jährlichen Zyklus. Das Management wird dazu aufgefordert zu bewerten, wie gut die Prozesse im eigenen Bereich beziehungsweise bereichsübergreifend funktionieren. Das Modul Prozessmanagement der Innolytics® Software bietet die Möglichkeit, die Effizienz verschiedener Prozesse nach unterschiedlichen Kriterien zu bewerten. Zudem besteht die Möglichkeit, Maßnahmen zur Verbesserung und Optimierung des Prozesses vorzuschlagen und zu diskutieren. Die Bewertungen im Managementreview können als Messgröße für das Funktionieren eines Prozesses dienen.

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Ein Prozessmanagement lässt sich mit Hilfe der Innolytics® Software schnell und einfach im Unternehmen etablieren. Durch die Suchfunktion und die transparente Darstellung können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dokumentierte Prozesse und damit verbundene Arbeitsabläufe schnell und einfach auffinden. Die Bewertungsfunktionen vereinfachen das Managementreview erheblich. So wie es die Philosophie der ISO-Norm 9001:2015 vorsieht: Statt eines aufwendigen Qualitätshandbuchs ein wendiges, einfach zu verstehendes und transparentes Prozessmanagement.

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