Was ist Prozessmanagement Software?

Die Prozessmanagement Software unterstützt Unternehmen dabei, einen Überblick über Ihre Geschäftsprozesse einfach zu administrieren und durch kontinuierliche Verbesserung zu optimieren. Eine Prozessmanagement Software sorgt dafür, dass alle Beschäftigten im Unternehmen Zugang zu den für sie wichtigsten Informationen über Prozesse und Zuständigkeiten erhalten. Damit erfüllen Unternehmen eine wesentliche Anforderung des Qualitätsmanagement Systems nach ISO 9001:2015.

Vorteile einer Prozessmanagement Software

Durch den Einsatz einer Prozessmanagement Software – beispielsweise im Rahmen einer ISO-Zertifizierung – gewinnen Unternehmen im ersten Schritt eine Übersicht darüber, welche Abläufe und Prozesse in den verschiedenen Abteilungen existieren, wie relevant diese sind, welche Zuständigkeiten es gibt und für wen diese Informationen relevant sind. Zusätzlich können im Qualitätsmanagement geforderte Informationen wie Input und Output in Prozessen definiert werden. Im Gegensatz zu einem Qualitätshandbuch, das ein statisches Dokument ist, können Informationen über Geschäftsprozesse jederzeit aktualisiert und angepasst werden. Durch eine unveränderbare Lock-Funktion werden alle Änderungen revisionssicher gespeichert.

Im zweiten Schritt sorgt Prozessmanagement Software für eine Verringerung des Administrationsaufwands. Das Prozessmanagement ordnet den unterschiedlichen Geschäftsprozessen verschiedene Status zu:

  • Planung eines neuen Geschäftsprozesses,

  • Abstimmung des Geschäftsprozesses mit allen Beteiligten,

  • Evaluierung der Relevanz,

  • Genehmigung eines Prozesses,

  • Veröffentlichung und Kommunikation eines Prozesses,

  • Review und Optimierung,

  • Überarbeitung.

Durch Funktionen wie eine Prozessautomatisierung können Regeln festgelegt werden, nach denen Geschäftsprozesses nach Ablauf einer bestimmten Zeit oder bei bestimmten Ereignissen automatisch in den Reviewstatus versetzt werden. Verantwortliche werden benachrichtigt. Der Einsatz von Prozessmanagement Software sorgt also dafür, dass der gesamte Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses (von der Planung über die Veröffentlichung bis zum Review und eventuell zur Archivierung) dynamisch und flexibel mit geringem Administrationsaufwand geschehen kann. Besonders wichtig ist dies für Unternehmen, in denen sich Geschäftsprozesse aufgrund sich verändernder Marktbedingungen möglicherweise ändern. Das klassische Qualitätshandbuch veraltet schnell, während in einer Prozessmanagement Software stets alle Informationen aktuell sind.

Das Modul Prozessmanagement Software von Innolytics®

Die Innolytics® Software für Managementsysteme erlaubt es Unternehmen, ein interaktives und stets aktuelles Verzeichnis aller Ihrer Geschäftsprozesse und internen Abläufen anzulegen und einfach zu administrieren. Die Möglichkeit, Prozesse und Abläufe in verschiedenen Schritten zu bearbeiten, erlaubt es schnell und einfach Abstimmungen über neue Prozesse vorzunehmen.

  • Im Planungsstadium kann ein Kernteam in geschlossenen Teamchats die Einzelheiten und Gestaltung von Prozessen definieren.

  • In der Phase der Entscheidung können Prozessentwürfe von einem Expertengremium nach unterschiedlichen Kriterien bewertet werden. Somit ist es auch möglich, verschiedene Varianten eines Prozesses zur Abstimmung zu stellen.

  • In der Phase der Veröffentlichung kann ein Prozess all denen im Unternehmen zugänglich gemacht werden, für die dieser Prozess wichtig ist. Über eine Kommentarfunktion können Fragen gestellt und diskutiert werden. Diese Feedbackfunktion ist besonders wichtig, weil sie Beschäftigten die Möglichkeit gibt, Unklarheiten offen anzusprechen und Verbesserungsvorschläge für einen Prozess zu machen.

  • Durch unterschiedliche Rechte und Rollen können klare Verantwortlichkeiten – beispielsweise für den Review von Prozessen und Abläufen – bestimmt werden.

  • Funktionen wie die Prozessautomatisierung erlauben es, Prozesse und Abläufe nach einer bestimmten Zeit oder bei bestimmten Ereignissen (z. B. besonders positive oder negative Feedbacks) automatisch in einen Reviewstatus zu versetzen und die Phase der Prozessoptimierung zu starten.

Durch das Prinzip der Kollaboration und die Verknüpfung mit Modulen wie Ideenmanagement-Software oder einer Wissensmanagement-Software macht es Innolytics® möglich, alle strategischen Aufgaben der Unternehmens- und Organisationsentwicklung an einem Ort und auf einer Plattform zu haben. Das ist einer der großen Vorteile des Einsatzes des Innolytics® Moduls Prozessmanagement Software.