Eine ISO 9001 Zertifizierung ist die bekannteste und weltweit populärste ISO-Zertifizierung für Unternehmen, Organisationen (z. B. Vereine und Verbände) und Behörden. In diesem Praxisratgeber erfahren Sie, wie Sie schnell, einfach und effektiv die Anforderungen von ISO 9001:2015 umsetzen können.

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ISO 9001: Wettbewerbsvorteil und Wachstumsmotor

Die ISO 9001-Zertifizierung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Entsprechend ist die Zertifizierung in der Praxis für Unternehmen häufig ein Wachstumstreiber. Die International Organization for Standardization (ISO) nennt in einer ihrer Publikationen Vorteile, darunter effizienteres Arbeiten und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus gibt es messbare wirtschaftliche Vorteile.

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach die Vorteile einer ISO 9001 Zertifizierung für Ihr Unternehmen nutzen können.

Mit einer ISO 9001-Zertifizierung und einem ISO 9001 Gütesiegel demonstrieren Unternehmen ihren Kunden und Lieferanten, dass sie ein zuverlässiger Geschäftspartner sind, dessen Handeln auf klaren Prinzipien und Strukturen beruht. ISO 9001 steht für höchste Kundenorientierung, die durch ein Qualitätsmanagementsystem sichergestellt wird.

Unternehmen zeigen,

Eine ISO 9001 Zertifizierung ist freiwillig!

»Die Zertifizierung nach ISO 9001 ist keine Voraussetzung, und Sie können die Norm nutzen, um Ihre Arbeitsweise zu verbessern, ohne zertifiziert zu werden. Die Zertifizierung durch Dritte – wenn eine unabhängige Zertifizierungsstelle Ihre Praktiken anhand der Anforderungen der Norm prüft – ist jedoch eine Möglichkeit, Ihren Käufern, Kunden, Lieferanten und anderen Interessengruppen zu signalisieren, dass Sie die Norm ordnungsgemäß umgesetzt haben.« (Quelle: Reaping the Benefits of ISO 9001 – Offizielle Publikation der ISO)

Ein hochinnovatives Verfahren zur ISO 9001 Zertifizierung ist die digitale Zertifizierung der Innolytics AG. Mit Hilfe eines digitalen Assistenten erarbeiten Sie kostenlos alle Grundlagen und erhalten ein Zertifikat auf Basis eines First Party Audit. Damit signalisieren Sie, dass Sie die Anforderungen der Norm umsetzen.

Bei einer ISO 9001-Zertifizierung gibt es viele inhaltliche, jedoch wenige formelle Anforderungen. Als Unternehmen bzw. Organisation lässt Ihnen die Norm ein hohes Maß an Flexibilität. Es wird stichpunktartig geprüft, inwieweit Sie die Anforderungen erfüllen. Fragen sind dabei beispielsweise folgende:

• Haben Sie interne und externe Themen definiert, Ihre Interessengruppen (sogenannte Interessierte Parteien) definiert?
• Verfügen Sie über eine veröffentlichte Qualitätspolitik, haben Sie Qualitätsziele definiert?
• Haben Sie im Sinne eines Risikomanagements die wesentlichen Risiken und Chancen definiert?
• Welche Prozesse und Abläufe sind festgelegt? (Sogenanntes Prozessmanagement)
• Wie stellen Sie Ihren Beschäftigten das notwendige Wissen zur Verfügung?
• Erfüllen Sie die Vorgaben der Dokumentenlenkung? Also: Haben Sie Ihre Dokumentation gemäß der Normanforderung erstellt?
• Können Sie nachweisen, dass Sie interne Audits durchführen?
• Durch welche Maßnahmen stellen Sie die kontinuierliche Verbesserung sicher?

Gerade zu Beginn sind viele Verantwortliche mit den Anforderungen überfordert. In unserem kostenlosen E-Book Der einfache Weg zur ISO 9001 Zertifizierung beschreiben wir die wichtigsten Anforderungen praxisnah und verständlich.

Wer darf eine ISO 9001 Zertifizierung vornehmen?

Es gibt im Zusammenhang mit der ISO 9001 Zertifizierung immer wieder ein großes Missverständnis. Viele Unternehmen denken, dass eine ISO 9001 Zertifizierung ausschließlich von offiziellen Stellen vorgenommen werden darf, die durch Institutionen wie die Deutsche Akkreditierungsstelle DAkkS zugelassen sind. Das ist nicht wahr und nicht einmal im Sinne der ISO. In einer offiziellen Publikation der ISO, die Sie hier finden, heißt es dazu:

„Die Nachweisführung der spezifizierten Anforderungen kann von einem Hersteller oder Lieferanten (erste Partei), einem Benutzer oder Käufer (zweite Partei) oder einer unabhängigen Stelle (dritte Partei) durchgeführt werden.“

Dies lässt unterschiedliche Formen einer ISO 9001 Zertifizierung zu. Ein Zertifikat ist letztlich eine Bescheinigung über eine erfolgreich durchgeführte Konformitätsbewertung. Diese wird in der ISO/IEC 17000 folgendermaßen definiert:

„Darlegung, dass festgelegte Anforderungen bezogen auf ein Produkt, einen Prozess, ein System, eine Person oder eine Stelle erfüllt sind“.

Ein Zertifikat über die Durchführung eines internen Audits und die Konformität mit der Norm können sich Unternehmen damit auch selbst ausstellen. Die ist von der ISO nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich vorgesehen. ISO 19011:2018 (Auditierung von Managementsystemen) nennt als ein Ziel unter anderem den „Zweck der Selbsterklärung“. Ein Verfahren, mit dem eine ISO-Zertifizierung auf Basis einer Selbsterklärung erteilt wird, ist die digitale ISO 9001 Zertifizierung der Innolytics AG.

Die verschiedenen Arten einer ISO 9001 Zertifizierung

Zertifizierung ist nicht gleich Zertifizierung. Es gibt verschiedene Stufen, die in einer Spezialnorm zur Auditierung von Managementsystemen (ISO 19011) erklärt sind.

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 bescheinigt, dass Sie in Ihrem Bereich beziehungsweise Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem etabliert haben, das den Anforderungen der Norm entspricht. In der Sprache des Qualitätsmanagements spricht man von Normkonformität.

Um diese zu erlangen, müssen Sie in Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorbereitungen treffen. Diese lassen sich mit dem, in der ISO-Norm genannten, Prinzip des PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) erklären. Der PDCA-Zyklus ist nicht verpflichtend, jedoch sind die einzelnen Kapitel der Norm danach aufgebaut. In der Grafik können Sie es erkennen. Als Unternehmen gilt es knapp dreißig Punkte zu beachten, die wiederum einzelne Unteranforderungen enthalten. Unternehmen und Fachbereiche, die sich das erste Mal mit den Anforderungen von ISO 9001 auseinandersetzen, fühlen sich damit schnell überfordert. Doch hier gibt es eine gute Nachricht: ISO 9001:2015 schreibt zwar vor, welche Normpunkte Sie erfüllen müssen, jedoch nicht WIE dies zu erfolgen hat. Sie haben also einen relativ großen Interpretationsspielraum.

Lassen Sie sich von den vielen Fachbegriffen der ISO 9001 Norm nicht abschrecken! Die Norm ist an vielen Stellen sehr kompliziert und zum Teil praxisfremd formuliert. Im Kern geht es jedoch darum, das Unternehmen ihre Kundenorientierung steigern. Das heißt zuverlässig das liefern, was Sie versprechen. In einem Unternehmen, das nicht nach den Vorgaben von ISO 9001 arbeitet, ist vieles chaotisch und nicht nachvollziehbar, Kunden wissen nicht, ob sie zuverlässig das erhalten, was das Unternehmen ihnen in der Werbung oder auf der Webseite verspricht. Sie kaufen dort beispielsweise etwas, was jedoch nie geliefert wird. Niemand kann nachvollziehen, wann Ihr Auftrag eingegangen ist, wer ihn bearbeitet hat und was daraus wurde. Im Gegensatz dazu sind Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 angestrebt haben, zuverlässige Partner ihrer Kunden und Kundinnen. Wenn Sie eine bestellte Lieferung nicht erhalten, kann sofort nachvollzogen werden, wer den Auftrag wann bearbeitet hat. Wenn Sie Ihre Kunden und Kundinnen bereits zuverlässig bedienen und Ihre Zusagen verbindlich und nachvollziehbar einhalten, erfüllen Sie bereits einen Großteil der Anforderungen einer Zertifizierung nach ISO 9001.

Wenn Sie das erste Mal mit einem Institut, das eine Zertifizierung nach ISO 9001 anbietet Kontakt aufnehmen, werden Sie zwei Dinge feststellen:

1. Der Preis für ISO 9001-Zertifizierungen schwankt enorm und
2. 95 Prozent der Arbeit müssen Sie im Unternehmen ohnehin durchführen, die Zertifizierung ist sozusagen nur das „I-Tüpfelchen“.

Es empfiehlt sich also, sich frühzeitig mit allen Anforderungen einer Zertifizierung nach ISO 9001 auseinanderzusetzen, das Qualitätsmanagement aufzubauen, Beschäftige zu schulen und ein Audit-Management einzurichten, mit dem Sie die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems nachweisen können. Sie werden sämtliche Anforderungen der Norm ohnehin umsetzen müssen. Je besser Sie sich vorbereiten, desto unkomplizierter und preiswerter kann später eine Zertifizierung nach ISO 9001 erfolgen.

Machen Sie sich zunächst mit der Funktion und mit den Begrifflichkeiten eines Qualitätsmanagementsystems vertraut. Hierzu haben wir auf unseren Webseiten einige Artikel für Sie zur Verfügung gestellt, mit denen wir Ihnen sowie Ihren Kollegen und Kolleginnen einen Überblick geben.

Zusätzlich dazu können Sie die Schulung zur Einführung in das Qualitätsmanagement machen, die kostenlos ist. Sie finden einen Zugang zur Schulung auch auf unserer Seite Qualitätsmanagement Schulung.

Machen Sie sich zudem mit QM Tools vertraut. Ein wichtiges Qualitätsmanagement Tool ist die Qualitätsmanagement Software mit der Sie die Anforderungen schnell, einfach und preiswert umsetzen können. Durch die Nutzung von Qualitätsmanagement Software senken Sie den Administrationsaufwand im Unternehmen um bis zu 90 %.

Mehr Informationen zur ISO 9001 Zertifizierung finden Sie in unserem kostenlosen Praxisratgeber Schnell und einfach zur ISO 9001 Zertifizierung.