Dieses Bild zeigt eine ISO 9001 Zertifizierung

ISO 9001 Zertifizierung: Das sollten Sie wissen

Was ist eine ISO 9001-Zertifizierung?

Die ISO 9001 Zertifizierung ist die weltweit bekannteste und erfolgreichste ISO-Zertifizierung für Unternehmen, Organisationen (z.B. Verbände oder Vereine) und Behörden.

Sie kann – muss aber nicht – von unabhängigen Zertifizierungsstellen vorgenommen werden, die damit die Umsetzung der Anforderungen von ISO 9001:2015 bestätigen. Die ISO lässt – das werden Sie in diesem Artikel erfahren – auch eine Zertifizierung auf Basis einer Selbsterklärung zu.

Dieser Artikel gibt Ihnen eine Orientierung darüber,

  • welche unterschiedlichen Arten einer ISO 9001 Zertifizierung es gibt,
  • welche Vorteile diese bietet und
  • welche Kosten damit verbunden sind.

Außerdem lernen Sie Missverständnisse kennen, die im Rahmen der Zertifizierung immer wieder aufkommen. In unserem kostenlosen E-Book erfahren Sie, wie Sie den Weg zur ISO 9001 Zertifizierung schnell und einfach gehen können.

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Warum eine ISO 9001-Zertifizierung anstreben?

Mit einer ISO 9001-Zertifizierung und einem ISO 9001 Gütesiegel (klicken Sie auf die Grafik rechts, um zum ISO 9001 Profil der Innolytics AG zu gelangen) demonstrieren Unternehmen ihren Kunden und Lieferanten, dass sie ein zuverlässiger Geschäftspartner sind, dessen Handeln auf klaren Prinzipien und Strukturen beruht. ISO 9001 steht für höchste Kundenorientierung, die durch ein Qualitätsmanagementsystem sichergestellt wird.

Unternehmen zeigen,

Im Kern geht es darum zu demonstrieren, dass das eigene Unternehmen einen hohen Anspruch an sich selbst und die Erfüllung von Kundenbedürfnissen hat. Die ISO 9001-Zertifizierung bringt Unternehmen Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern, die diese Vertrauenssignale in den Markt nicht senden. Entsprechend ist die Zertifizierung ist in der Praxis für Unternehmen häufig ein Wachstumstreiber. Die International Organization for Standardization (ISO) nennt in einer ihrer Publikationen folgende Vorteile:

  • Effizienteres Arbeiten, da alle Prozesse aufeinander abgestimmt sind und von allen Beschäftigten des Unternehmens oder der Organisation verstanden werden.
  • Erfüllung der notwendigen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit.

Zur Notwendigkeit einer Zertifizierung schreibt die ISO:

»Die Zertifizierung nach ISO 9001 ist keine Voraussetzung, und Sie können die Norm nutzen, um Ihre Arbeitsweise zu verbessern, ohne zertifiziert zu werden. Die Zertifizierung durch Dritte – wenn eine unabhängige Zertifizierungsstelle Ihre Praktiken anhand der Anforderungen der Norm prüft – ist jedoch eine Möglichkeit, Ihren Käufern, Kunden, Lieferanten und anderen Interessengruppen zu signalisieren, dass Sie die Norm ordnungsgemäß umgesetzt haben.« (Quelle: Reaping the Benefits of ISO 9001 – Offizielle Publikation der ISO)

Ein hochinnovatives Verfahren zur ISO 9001 Zertifizierung ist die digitale Zertifizierung der Innolytics AG. Mit Hilfe eines digitalen Assistenten erarbeiten Sie kostenlos alle Grundlagen und erhalten ein Zertifikat auf Basis eines First Party Audit. Damit signalisieren Sie, dass Sie die Anforderungen der Norm umsetzen.

Anforderungen an eine ISO 9001-Zertifizierung

Bei einer ISO 9001-Zertifizierung gibt es viele inhaltliche, jedoch wenige formelle Anforderungen. Als Unternehmen bzw. Organisation lässt Ihnen die Norm ein hohes Maß an Flexibilität. Es wird stichpunktartig geprüft, inwieweit Sie die Anforderungen erfüllen. Fragen sind dabei beispielsweise folgende:

  • Haben Sie interne und externe Themen definiert, Ihre Interessengruppen (sogenannte Interessierte Parteien) definiert?
  • Verfügen Sie über eine veröffentlichte Qualitätspolitik, haben Sie Qualitätsziele definiert?
  • Haben Sie im Sinne eines Risikomanagements die wesentlichen Risiken und Chancen definiert?
  • Welche Prozesse und Abläufe sind festgelegt? (Sogenanntes Prozessmanagement)
  • Wie stellen Sie Ihren Beschäftigten das notwendige Wissen zur Verfügung?
  • Erfüllen Sie die Vorgaben der Dokumentenlenkung? Also: Haben Sie Ihre Dokumentation gemäß der Normanforderung erstellt?
  • Können Sie nachweisen, dass Sie interne Audits durchführen?
  • Durch welche Maßnahmen stellen Sie die kontinuierliche Verbesserung sicher?

Gerade zu Beginn sind viele Verantwortliche mit den Anforderungen überfordert. Der digitale Zertifizierungsprozess der Innolytics AG unterstützt Interessierte. Ein digitaler Assistent führt Sie durch die Norm und unterstützt Sie dabei, die Normanforderungen umzusetzen.

Wer darf eine ISO 9001 Zertifizierung vornehmen?

Es gibt im Zusammenhang mit der ISO 9001 Zertifizierung immer wieder ein großes Missverständnis. Viele Unternehmen, denken, dass eine ISO 9001 Zertifizierung ausschließlich von offiziellen Stellen vorgenommen werden darf, die durch Institutionen wie die Deutsche Akkreditierungsstelle DAkkS zugelassen sind. Das ist nicht wahr und nicht einmal im Sinne der ISO. In einer offiziellen Publikation der ISO, die Sie hier finden, heißt es dazu:

„Die Nachweisführung der spezifizierten Anforderungen kann von einem Hersteller oder Lieferanten (erste Partei), einem Benutzer oder Käufer (zweite Partei) oder einer unabhängigen Stelle (dritte Partei) durchgeführt werden.“

Dies lässt unterschiedliche Formen einer ISO 9001 Zertifizierung zu. Ein Zertifikat ist letztlich eine Bescheinigung über eine erfolgreich durchgeführte Konformitätsbewertung. Diese wird in der ISO/IEC 17000 folgendermaßen definiert:

„Darlegung, dass festgelegte Anforderungen bezogen auf ein Produkt, einen Prozess, ein System, eine Person oder eine Stelle erfüllt sind“.

Ein Zertifikat über die Durchführung eines internen Audits und die Konformität mit der Norm können sich Unternehmen damit auch selbst ausstellen. Die ist von der ISO nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich vorgesehen. ISO 19011:2018 (Auditierung von Managementsystemen) nennt als ein Ziel unter anderem den „Zweck der Selbsterklärung“. Ein Verfahren, mit dem eine ISO-Zertifizierung auf Basis einer Selbsterklärung erteilt wird, ist die digitale ISO 9001 Zertifizierung der Innolytics AG.

ISO 9001 Zertifizierung digital

Der Klassiker: ISO 9001-Zertifizierung durch ein Zertifizierungsinstitut

Der traditionelle und im deutschsprachigen Ländern am meisten verbreitete Weg ist eine ISO 9001-Zertifizierung über ein zertifizierendes Institut oder Unternehmen wie beispielsweise den TÜV, die Dekra oder weitere Unternehmen. Viele der traditionellen Zertifizierer (englisch „Certification Bodys“) werden von nationalen Akkreditierungsstellen wie der DAkkS akkreditiert.

Zertifizierungsverfahren auf traditionellem Weg sind für Unternehmen in der Regel sehr teuer. Häufig ist für den gesamten Prozess ein fünfstelliger Eurobetrag selbst bei kleinen und mittelständischen Unternehmen fällig. Entsprechend sind in Deutschland bislang lediglich knapp 50.000 Zertifikate für Unternehmen und Organisationen erteilt worden, während es beispielsweise in Ländern wie Italien und China deutlich mehr sind, wie die offiziellen Zahlen der International Organization for Standardization ISO belegen. Das wird nicht dem Anspruch der ISO gerecht, die von sich selbst sagt, dass eine ISO 9001-Zertifizierung prinzipiell für jedes Unternehmen geeignet ist.

Unternehmen sind deshalb zunehmend auf der Suche nach Alternativen zum klassischen Zertifizierungsprozess. Zumal traditionelle Zertifizierungsunternehmen und -institute nur selten darauf hinweisen, dass der von ihnen vorgeschlagene Weg lediglich eine von vielen Möglichkeiten ist, eine Zertifizierung zu erlangen.

ISO 9001-Zertifizierung durch Kunden

Diese von der ISO ausdrücklich als Möglichkeit erwähnte Weg einer ISO 9001-Zertifizierung funktioniert im Kern so:

  • Sie brauchen auf Ihrer Kundenseite eine Person, die sich mit den Regularien von ISO 9001:2015 auskennt. Idealerweise besitzt er oder sie eine Qualifikation als interner oder externer Auditor (m/w).
  • Sie definieren gemeinsam, welchen Bereich Ihres Unternehmens Sie durch einen internen oder externen Audit zertifizieren lassen möchten.
  • Sie lassen sich bestätigen, dass Sie die Anforderungen der ISO 9001:2015 einhalten.

Obwohl die ISO diese Möglichkeit der Zertifizierung vorgibt, spielt sie in der Praxis eine eher untergeordnete Rolle. Die Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 sind komplex. Viele Unternehmen möchten ihre Kunden nicht unbedingt so tief in ihre internen Abläufe blicken lassen.

Der interne Audit: Sie führen die ISO 9001-Zertifizierung selbst durch

Sich selbst zertifizieren? Ja, Sie haben richtig gelesen. Sie können eine ISO 9001-Zertifizierung selbst durchführen. Dazu gibt es eine Reihe von Hürden, die Sie nehmen müssen:

  • Sie selbst benötigen Sachkunde, d.h. eine Qualitätsmanagement Schulung zum QM Experten (m/w) oder zum internen Auditor beziehungsweise zur internen Auditorin.
  • Sie müssen die Grundsätze der Auditierung nach ISO 19011 kennen und einhalten.
  • Sie müssen glaubhaft versichern können, dass Sie trotz Ihrer Zugehörigkeit zum Unternehmen einen objektiven Audit vorgenommen haben.

Dieser letzte Weg wird von den großen Zertifizierern – aus durchaus sehr eigennützigen Motiven – nicht kommuniziert. Doch es ist gar nicht ungewöhnlich. So lange Sie durch klare Verfahren und transparente Richtlinien deutlich machen, wie die Zertifizierung zustande gekommen ist, steht dem nichts im Weg.

Das DICIS (Digital Institute for Standardization of International Standards) bietet einen entsprechend digitalen Zertifizierungsprozess an, bei dem die Zertifizierung auf Basis fester, vorgegebener und transparenter Richtlinien erfolgt. Der digital gestützte interne Audit erhält dadurch eine ähnliche Objektivität wie ein externer Audit.

Machen wir uns nichts vor, auch externe Auditoren und Auditorinnen sind nicht ganz unabhängig. Handeln sie nicht im Sinne des auditierten Unternehmens, droht der Verlust von weiteren Aufträgen. Und letztlich – auch das darf man nicht übersehen – ist ein Zertifikat nichts weiter als eine Konformitätsbescheinigung, bei der jemand bestätigt, dass die Grundsätze der Norm eingehalten werden.

Es gibt – auch wenn dies von traditionellen Zertifizierern, die übrigens Millionen Euro mit Ausbildungen und Zertifizierungen einnehmen, nicht gerne erwähnt wird – mehrere und vielseitige Wege zu einer ISO 9001-Zertifizierung.