Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank unterstützt Unternehmen dabei, das Wissen von Beschäftigten zu speichern, zu strukturieren, zu vernetzen und zugänglich zu machen. Als Teil des Wissensmanagements dient eine Wissensdatenbank dazu, das implizite Wissen (Erfahrungswissen) zu explizitem Wissen (dokumentiertem Wissen) zu machen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach eine Wissensdatenbank erstellen können.

Wissensdatenbank Definition

Eine Wissensdatenbank ist ein Instrument des Wissensmanagements, durch das Unternehmen das Wissen ihrer Beschäftigten dokumentieren und zugänglich machen können.

In ihrer einfachsten Form ist eine Wissensdatenbank ein gemeinsam genutzter Ordner mit Dokumenten, auf die alle Beschäftigten zugreifen können. In einer ausgereiften Form wird eine Wissensdatenbank durch Wissensmanagement Software unterstützt. Zudem werden Wissensmanagement Tools wie unternehmensinterne Wikis, FAQs (Frage-Antwort-Portale) und Lösungsdatenbanken eingesetzt.

Wissensdatenbank erstellen – Wie geht das?

Beim Erstellen einer Wissensdatenbank gilt es zunächst einmal, die größten Fehler zu vermeiden. Es liegt nahe, Beschäftigte dazu aufzufordern, einfach alle Dokumente, die für alle interessant sein könnten, in einem Ordner abzulegen. Dies führt schnell zu Chaos und Unübersichtlichkeit. Die Folge: Die Wissensdatenbank wird nicht genutzt. Hier einige Erfolgsfaktoren, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Wissensdatenbank erstellen.

  • Legen Sie konkrete Ziele für Ihre Wissensdatenbank fest

Fragen Sie sich: Was genau soll erreicht werden, wenn Sie eine Wissensdatenbank anlegen?

  • Möchten Sie Ihre Kundenbetreuer*innen in die Lage versetzten, Kundenanfragen schneller zu beantworten?
  • Möchten Sie die Suche nach bestimmten Informationen im Unternehmen beschleunigen?
  • Möchten Sie die Einarbeitungszeit für neue Beschäftigte in bestimmte Geräte (z.B. Kassen oder Maschinen) verkürzen?

Die Definition eines unternehmerischen und wirtschaftlichen Ziels ist wichtig, bevor Sie eine Wissensdatenbank aufbauen. Viele Unternehmen begehen den Fehler, dass sie zunächst viel zu viele Informationen und Fakten in ihre Wissensdatenbank eingeben.

Unser Tipp: Beginnen Sie damit, Ihre Wissensdatenbank einfach und schlank aufzubauen. Legen Sie sie am Anfang nicht zu breit an. Starten Sie mit kleinen Zielen und fragen Sie sich immer wieder: Erreichen wir unsere definierten Ziele?

  • Geben Sie Ihrer Wissensdatenbank eine klare Struktur

Legen Sie zunächst die Themengebiete fest, die in Ihrer Wissensdatenbank abgebildet werden sollen. Auch hier gilt zu Beginn: Weniger ist mehr.

  • Wenn Mitarbeiter*innen in Ihrer Wissensdatenbank Software Beiträge eingeben sollen, geben Sie ihnen einfache und klar voneinander getrennte Themengebiete zur Auswahl.
  • Achten Sie darauf, dass die Abgrenzung der Kategorien verständlich ist. Ansonsten wird es Ihnen nach kurzer Zeit passieren, dass alle Beiträge allen Themen zugeordnet sind, weil gefühlt „alles irgendwie passt“.

Die Innolytics® Wissensmanagement Software gibt Ihnen die Möglichkeit, Themengebiete bei der Eingabe von Fragen (für das Frage-Antwort-Modul) oder für unternehmensinterne Lösungen zu vergeben.

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  • Halten Sie ihre Wissensdatenbank aktuell

Wissen verändert sich ständig. Entsprechend veralten auch Informationen in einer Wissensdatenbank schnell. In der Innolytics® Wissensmanagement Software unterstützen Sie zwei Funktionen dabei, Wissen stets aktuell zu halten.

  1. Die Prozessautomatisierung: Wissen (Fragen oder Lösungen) wird in Prozessen organisiert. Einer dieser Prozessschritte heißt „Review“. Eine Prozessautomatisierung verschiebt Beiträge automatisch in diesen Status, nachdem sie ein bestimmtes Alter erreicht haben. Verantwortliche für diesen Beitrag werden benachrichtigt und kontrollieren inwieweit die eingegebenen Informationen noch aktuell sind.
  2. Die smarte Suche: Die Suchfunktion in der Innolytics® Wissensmanagement Software berücksichtigt u.a. das Alter von Beiträgen bei der Anzeige der Prioritäten. Nutzer und Nutzerinnen bekommen die Beiträge angezeigt, die für sie besonders relevant sind. Gibt es zu einem bestimmten Thema neuere Beiträge, werden diese Nutzer*innen zuerst angezeigt.

Eine Wissensdatenbank mit einem hohen Maß an Aktualität findet bei Beschäftigten eine deutlich höhere Akzeptanz als eine, bei der Informationen regelmäßig veraltet sind.

Wissensdatenbank Software: Vorteile und Anschaffung

Eine Wissensdatenbank Software unterstützt Unternehmen dabei, schnell und einfach das Wissen ihrer Beschäftigten zu strukturieren und zugänglich zu machen. Die Implementierung einer Wissensdatenbank Software (auch Wissensmanagement Software genannt) bringt viele Vorteile:

  • Beschäftigte aus allen Bereichen können beim Aufbau und der Pflege einer Wissensdatenbank mitwirken. Beiträge und Lösungen können von überall aus eingegeben werden. Wenn beispielsweise Ihr Kundenservice bei einem Kunden vor Ort eine Lösung erarbeitet, kann diese über das Smartphone vor Ort eingegeben werden. Auch Bilder und Videos können hochgeladen werden.

  • Transparenter Umgang mit Wissen: Eine Wissensdatenbank Software trägt maßgeblich dazu bei, das Auffinden von Informationen zu beschleunigen. Das Wissen von Beschäftigten wird dadurch im Unternehmen transparent dargestellt. Der Wissenstransfer zwischen Standorten und Abteilungen gelingt deutlich besser.

  • Höhere Motivation von Beschäftigen: Eine Wissensdatenbank Software wie beispielsweise die Wissensmanagement Software von Innolytics® kann Beschäftigte dazu incentivieren, Wissen preiszugeben und zu teilen. So ist z.B. die Innolytics® Wissensmanagement Software mit einem Incentive System versehen, das die Veröffentlichung von Lösungen und die Beantwortung von Fragen mit Punkten belohnt. Ein solches Incentive System führt dazu, dass Beschäftigte nach kurzer Zeit Auszeichnungen erhalten.

Die Grafik zeigt eine Wissensmanagement-Software und Wissensdatenbank-Software

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Die Einführung einer Wissensdatenbank Software ist mit Innolytics® einfach. Sie können direkt eine Plattform auf unserer Webseite anlegen. In weniger als zehn Minuten haben Sie Kollegen und Kolleginnen eingeladen. Eine interaktive Einführungstour zeigt Ihnen alle Funktionen. Sie können direkt damit beginnen, eine Wissensdatenbank aufzubauen. Bis zu 15 Nutzer*innen ist die Innolytics® Wissensdatenbank Software dauerhaft kostenlos.

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