Was ist eine ISO-Zertifizierung?

Mit einer ISO-Zertifizierung weisen Unternehmen, Institutionen und Behörden nach, dass sie Normen für Managementsysteme wie beispielsweise ISO 9001 für QualitätsmanagementISO 27001 (Informationsmanagement-System) oder ISO 56002 (Innovationsmanagement) einhalten. Die bekannteste und populärste ist die Zertifizierung nach ISO 9001. Doch was ist eine ISO-Zertifizierung eigentlich? Wie kommt sie zustande? Wer darf sie vornehmen? Und wie können Sie mit Hilfe einer digitalen ISO 9001 Zertifizierung Kosten sparen? In diesem Artikel erfahren Sie es.

Definition ISO-Zertifizierung

Eine ISO Zertifizierung beschreibt den Prozess, in dem ein Unternehmen, eine Institution oder eine Behörde einen Konformitätsnachweis erlangt, der bestätigt, dass die Norm eingehalten wird. Eine ISO Zertifizierung kann für Teilbereiche, einzelne Betriebsstätten oder Gesamtorganisationen vorgenommen werden.

Auch ist eine ISO-Zertifizierung im Rahmen von Projekten möglich, bei denen sich alle Projektpartner beispielsweise auf die Einhaltung von ISO 9001:2015 verpflichtet haben. Dazu stellen wir Ihnen Ressourcen zur Verfügung:

  • Mit dem ISO 9001 Zertifizierungstool erarbeiten Sie in kürzester Zeit ein Qualitätshandbuch und ein ISO 9001 Onlineprofil. Damit haben Sie die erste von drei Stufen erreicht.
  • In unserem E-Book erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach die Voraussetzungen einer ISO Zertifizierung erfüllen. Das kostenloses E-Book beschreibt das Vorgehen anhand von ISO 9001 für Qualitätsmanagement. Das Vorgehen lässt sich auf andere zertifizierbare Normen übertragen, da alle ISO Normen einer einheitlichen Struktur, der sogenannten High Level Structure, folgen.

Der Prozess der ISO-Zertifizierung kann – muss aber nicht – durch eine Zertifizierungsstelle bestätigt werden. Die sogenannte akkreditierte Zertifizierung (geregelt in der ISO 17021 Norm) wird nur dann benötigt, wenn Auftraggeber dies explizit einfordern. Jedoch ist dies mit hohen – in der Regel vier- bis fünfstelligen – Kosten verbunden.

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Wer nimmt eine ISO-Zertifizierung vor?

Die ISO (International Standardization Organisation) vergibt keine Zertifikate. Als internationale Organisation konzentriert sie sich darauf, standardisierte Normen zu erarbeiten, deren Einhaltung üblicherweise freiwillig ist. Die Zertifizierung selbst wird durch ein Unternehmen selbst (sog. „First Party Audit“), durch Kunden oder Expert*innen (sog. „Second Party Audit“) oder akkreditierte Zertifizierungsstellen (sog. „Third Party Audit“) vorgenommen.

  • Die erste Stufe ist üblicherweise eine Selbstauskunft: Unternehmen weisen ihren Kunden nach, dass sie die Grundsätze eines ISO-Standards umgesetzt haben.
  • Darauf baut die zweite Stufe auf: Die Überprüfung durch Externe, beispielsweise Kunden oder Expert*innen. Durch das sogenannte Second Party Audit lassen sich Unternehmen und Organisationen die Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 unabhängig bestätigen.
  • Die dritte Stufe, das sogenannte Third Party Audit, wird durch akkreditierte Zertifizierungsstellen vorgenommen. Eine Zertifizierung nach Stufe 3 unterliegt stärkeren Auflagen, die in der Regel nur für größere Unternehmen, öffentliche Ausschreibungen oder Unternehmen in sicherheitsrelevanten Branchen notwendig sind. Eine ISO-Zertifizierung durch akkreditierte Stellen ist daher mit deutlich höheren Kosten verbunden.
Dieses Bild zeigt den ISO 9001 Normcheck

Nicht jedes Unternehmen benötigt alle drei Stufen. Bei einer digitalen ISO Zertifizierung gehen Unternehmen und Organisationen den Weg Schritt für Schritt. Und entscheiden eigenbestimmt, ob sie alle drei Stufen durchlaufen wollen – und wenn ja, in welcher Geschwindigkeit.

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Vorteile einer ISO-Zertifizierung

Was bringt eine ISO-Zertifizierung? Die International Organization for Standardization (ISO) hat dazu eine Veröffentlichung in englischer Sprache online gestellt. Die wesentlichen Vorteile einer Zertifizierung sind:

  • Höhere Kundenbindung durch ein Unternehmen, das Kundenbedürfnisse in exzellenter Art und Weise erfüllt
  • Schnellere Kundengewinnung durch Strukturen, die auf Wachstum ausgerichtet sind
  • Größere Effizienz durch klare Prozesse und Abläufe

Letztlich ist eine ISO-Zertifizierung eine wirtschaftliche Entscheidung. Entsprechend lautet die wichtigste Frage für Unternehmen, die am Anfang stehen: Wofür benötigen wir die Zertifizierung? Und wie hoch sind die Kosten?

  • Eine akkreditierte Zertifizierung bedeutet hohe Investitionen im vier- bis fünfstelligen Bereich – ohne zu wissen, ob das zusätzliche Investment die erwartete Rendite bringt.
  • Eine nicht akkreditierte Zertifizierung – beispielsweise die digitale Zertifizierung der Innolytics AG – erlaubt es, mit geringem Risiko und einem überschaubaren Investment die Normanforderungen zu erfüllen und dies gegenüber Kunden zu zeigen.

Für 90 Prozent aller Unternehmen ist eine nicht akkreditierte Zertifizierung ausreichend. Sie kann jederzeit – wenn Kunden es fordern – um eine akkreditierte Zertifizierung erweitert werden.

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Beispiele für ISO-Zertifizierungen

Die meisten ISO-Normen sind unter ihrer Nummer bekannt: ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 26000 (Nachhaltigkeitsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 50001 (Energiemanagement),  ISO 45001 (Arbeitssicherheit) etc. Durch die Einführung eines integrierten Managementsystems können Organisationen mehrere dieser Normen gleichzeitig umsetzen. Die Einhaltung sorgt im Wettbewerb für Vorteile. Unternehmen, Organisationen und Behörden können nachweisen, dass sie gemäß der von der ISO festgelegten Normen handeln. Die bekannteste ISO-Zertifizierung wird nachfolgend beschrieben.

ISO 9001-Zertifizierung für Qualitätsmanagement

ISO 9001 ist die bekannteste und weltweit häufigste Zertifizierung. Nach der jährlichen ISO Survey waren 2018 878.662 Unternehmen und mehr als eine Million Standorte nach ISO 9001 zertifiziert.

ISO 9001 regelt die Etablierung eines sogenannten „Qualitätsmanagementsystems“ von Unternehmen. Es ist ein Managementsystem, das Unternehmen dazu befähigt, durch

und weitere Prinzipien eine hohe Kundenorientierung zu erlangen.

Hinter ISO 9001 steckt eine Philosophie: Unternehmen, die auf klare Abläufe, den Zugang zu Wissen und kontinuierliche Verbesserung setzen, sind im Wettbewerb erfolgreicher als solche, deren Erfolg ausschließlich auf den Schultern weniger Leistungsträger*innen beruht.

Die ISO 9001-Zertifizierung war bis 2015 häufig recht komplex und formalistisch. Mit der Revision der Norm hat die ISO in der 9001:2015 Unternehmen deutlich mehr Freiheiten bei der Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems eingeräumt.

Die wachsende Freiheit bei der Gestaltung eines Managementsystems ist letztlich auch der Digitalisierung geschuldet. Früher wurden Qualitätshandbücher und -standards in Aktenordnern festgehalten. Durch die Möglichkeiten der digitalen Kollaboration und der zunehmenden Vernetzung sind jedoch neue Möglichkeiten entstanden, Wissen im Unternehmen zu transportieren und zu kommunizieren.

Nicht bei allen Zertifizierungsinstituten ist diese von der ISO gewollte Freiheit angekommen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird die Digitalisierung künftig weitere Auswirkungen auf ISO 9001-Zertifizierungen und den Zertifizierungsprozess haben.

Wer darf eine ISO-Zertifizierung vornehmen?

Für ISO-Zertifizierungen gibt es keinen gesetzlich vorgeschriebenen Standard. Die ISO selbst hat in der bereits erwähnten ISO 17021 Norm Anforderungen an Zertifizierungsstellen definiert.

Im Wesentlichen geht es bei der Norm um Fachkunde und Neutralität. Es muss sichergestellt sein, dass eine Zertifizierung durch Personen und Institutionen vorgenommen wird, die dies auf einem hohen fachlichen Niveau und unvoreingenommen tun.

  • Die Zertifizierungsinstitute stellen nicht wirklich ein ISO-Zertifikat aus, sondern eine Konformitätsbestätigung für eine bestimmten ISO-Norm.
  • In dieser Bestätigung wird festgehalten, für welche Bereiche eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Institution das Zertifikat verliehen wird.
  • Neutralität und Fachkunde bescheinigen beispielsweise nationale Akkreditierungsstellen wie die DAkkS in Deutschland.

All dies ist jedoch freiwillig. Theoretisch könnten Sie sich von jeder Person oder jedem Unternehmen attestieren lassen, dass Sie gemäß der ISO-Normen handeln. Die zentrale Herausforderung dabei ist die Glaubwürdigkeit.

  • Da ISO-Zertifizierungen Unternehmen im Wettbewerb helfen, sich als verlässlicher Partner zu positionieren, spielt die Glaubwürdigkeit der zertifizierenden Stelle eine große Rolle. Die digitale Zertifizierung der Innolytics AG setzt dabei auf das Prinzip der Transparenz: Das Gütesiegel, das Unternehmen auf ihrer Webseite einbinden, führt auf ein Onlineprofil. Auf diesem ist die Erfüllung aller Normanforderungen Schritt für Schritt dokumentiert.
  • Der Vorteil der großen Zertifizierungsinstitute wie beispielsweise des TÜV oder der Dekra ist ihre ausgewiesene langjährige Erfahrung und die Bekanntheit der Marken. Der Nachteil sind die hohen Investitionen – ohne zu wissen, ob sich diese rechnen.

Durch die Digitalisierung sind neue Möglichkeiten einer ISO 9001 Zertifizierung entstanden. Mit dem ersten digitalen Zertifizierungsprozess bietet die Innolytics AG eine einfache und schnelle Vorbereitung auf die ISO Zertifizierung an. Der Vorteil liegt in der drastischen Ersparnis: Statt monatelanger Projekte erstellen Kunden ihr individuelles Qualitätsmanagementsystem in nur 45 Minuten. Nach einem 30-tägigen kostenlosen Test betragen die monatlichen Kosten 49 Euro.

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