Was ist Auditmanagement?

Auditmanagement umfasst den Prozess der Planung, Durchführung und Auswertung von Audits nach Normen wie ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystem) oder gesetzlichen Vorschriften wie dem Lieferkettengesetz. Die Einführung eines Auditmanagements ist integraler Bestandteil von Qualitätsmanagementsystemen, des Risikomanagements, des Prozessmanagements beziehungsweise eines integrierten Managementsystems.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe eines Auditmanagements interne Audits und Lieferantenaudits vorbereiten, durchführen und auswerten können. Sie erfahren, wie digitale Managementsysteme der Innolytics AG Sie dabei unterstützen.

Auditmanagement 1: Vorbereitung und Planung von Audits

Normen wie ISO 9001:2015 beinhalten klare Vorgaben, wie ein Auditprogramm im Rahmen eines Auditmanagements gestaltet und aufgebaut werden muss.

  • Audits müssen im Voraus geplant und terminiert werden.

  • Es müssen fachlich qualifizierte Personen mit der Durchführung betraut werden.

  • Sichergestellt werden muss u.a. eine fachliche Unabhängigkeit und Unparteilichkeit.

  • Es muss festgelegt werden, was in welchem Bereich auditiert werden soll. So wird beispielsweise bei einem Systemaudit überprüft, inwieweit z.B. die Arbeit in einem bestimmten Bereich den Vorgaben von ISO 9001 entspricht.

  • Fragestellungen müssen ausgewählt werden.

Der Einsatz der Innolytics® Software für Managementsysteme erleichtert die Vorbereitung von Audits drastisch. Absprachen zwischen unterschiedlichen beteiligten Fachabteilungen können einfach und unkompliziert erfolgen, aus unterschiedlichen Fragesets können Auditoren und Auditorinnen die für einen Audit relevanten Fragen auswählen.

Auditmanagement 2: Durchführung von Audits

In der Praxis werden Audits auf unterschiedliche Art und Weise durchgeführt. Man spricht auch von „Härtegraden“ im Auditmanagement.

  • Leichter „Härtegrad“

    Die auditierten Personen oder Bereiche (interne Bereiche oder Lieferanten) beantworten einen Fragenkatalog. Ein solcher Fragenkatalog dient beispielsweise dazu, die ISO 9001-Konformität zu bewerten. Dieser Fragebogen wird ausgewertet, Abweichungen werden erkannt und aufgelistet.

  • Mittlerer „Härtegrad“

    Im Rahmen des Auditmanagements wird ein sogenannter „Desktop-Audit“ vereinbart. Über eine Plattform für digitales Auditmanagement können Fragen gestellt und diskutiert werden, die Auswertung erfolgt innerhalb der Software. Diese sehr dynamische Form eines Audits ermöglicht es, Rückfragen zu stellen und Belege für einzelne Antworten anzufordern.

  • Hoher „Härtegrad“

    Ein Auditor oder eine Auditorin prüft innerhalb eines bestimmten Unternehmensbereichs oder bei einem Lieferanten persönlich, inwieweit Anforderungen der Norm beziehungsweise gesetzliche Anforderungen eingehalten werden. Diese aufwendigste Form des Audits war in der Vergangenheit die beherrschende. Aufgrund des hohen personellen und finanziellen Aufwands wird ein persönliches Audit vor Ort heute vor allem in wichtigen Fällen oder aber im Rahmen von ISO-Zertifizierungen durchgeführt.

Die Innolytics® Software für digitale Managementsysteme unterstützt Unternehmen dabei, Audits in allen drei „Härtegraden“ durchzuführen. Durch die Möglichkeit der vorkonfigurierten Fragesets ergibt sich ein hoher Effizienzgewinn.

Auditmanagement 3: Auswertung

Der Auswertung kommt im Auditmanagement eine besondere Rolle zu. Auditoren und Auditorinnen verfassen dazu einen Bericht. In diesem werden zunächst die großen Ws dargestellt:

  • Wer wurde durch wen auditiert?
  • Welchen Fokus hatte der Audit?
  • Welche Fragen wurden gestellt und durch wen beantwortet?

Einige Audits sind an dieser Stelle beendet, bei anderen werden darüber hinaus Maßnahmen erarbeitet, deren Umsetzung überwacht wird. Das Modul Auditmanagement der Innolytics® Software unterstützt beide Verfahren: Audits, die lediglich der Informationsgewinnung dienen sowie Audits, die erst nach Abschluss der getroffenen Maßnahmen beendet werden.

Durch Automatisierung kann in der Phase der Auswertung ein hoher Effizienzgewinn erzielt werden.

  • Werden beispielsweise Audits mit einem niedrigen „Härtegrad“ durchgeführt werden, kann die Auswertung vollständig automatisiert werden. So erlaubt es beispielsweise die Innolytics® Software, Fragen direkt mit Regeln für die automatische Auswertung zu versehen.
  • Bei Audits, in denen offene Fragen eingesetzt oder die vor Ort durchgeführt werden, lassen sich Ergebnisse mit wenigen Klicks formulieren und kategorisieren.

Hier wird der große Vorteil einer Software sichtbar: Ergebnisse aus unterschiedlichen Audits werden miteinander vergleichbar, Unternehmen erhalten schnell einen Gesamtüberblick über den Status und die Ergebnisse aller durchgeführten Audits.

Effizientes Auditmanagement muss nicht kompliziert sein

Zwar machen Normen wie ISO 9001:2015 sehr konkrete Vorgaben darüber, welche Punkte bei Audits zu beachten sind. Jedoch ist die Form nicht vorgeschrieben.

  • Durch den Einsatz digitaler Lösungen wie beispielsweise des Moduls Auditmanagement der Innolytics® Software können Unternehmen den Aufwand für die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Audits drastisch senken.

  • Auch der Aufwand für Lieferantenaudits kann durch den Einsatz digitaler Managementsysteme um bis zu 80 Prozent gesenkt werden.

In einem persönlichen Webinar stellen wir Ihnen die Lösungen zum Auditmanagement gerne vor.

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