Team-Collaboration-Software-Vergleich_

Team Collaboration Software: Fünf kostenlose Tools zum schnellen Start

Die Suche nach Team Collaboration Software und der Vergleich von Anbietern kann anstrengend sein. In diesem Artikel unseres Enterprise Software Guide erhalten Sie eine Übersicht über die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Anbieter kostenloser Collaboration Software Tools.

  • Diese Übersicht hilft Ihnen, einen Überblick zu gewinnen und für Ihr Team die richtige Kollaborationssoftware auszusuchen.
  • Viele Teams arbeiten mit einer Kombination aus unterschiedlichen Collaboration Tools.
  • Alle Tools können Sie direkt ausprobieren. Und sie können kostenlos starten. Viele der Anbieter haben eine Basisversion ihrer Team Software dauerhaft kostenlos zur Verfügung gestellt.

Die Innolytics® Team Collaboration Software funktioniert wie ein kleines Social Intranet für Teams.

  • Nutzer*innen haben einen Überblick über alle Aktivitäten im Team.
  • Über einen Blog und das Schwarze Brett können Informationen verbreitet werden.
  • Aufgaben und Projekte können in übersichtlichen Prozessen abgebildet werden.

Das Tool erlaubt beispielsweise die Einrichtung mehrerer Projekträume für unterschiedliche Teams und die Definition bereichsübergreifender Prozesse für Innovation, Ideenmanagement, Wissensmanagement, Kundenbeschwerden oder sogar Vertriebsleads.

VorteileNachteile
Mit dem Tool können Teams, Abteilungen und kleine Unternehmen sofort starten.Verfügt über keine Möglichkeit interner Webkonferenzen
In kürzester Zeit ist die Plattform eingerichtet.Es erfordert ein paar mehr Klicks, um beispielsweise Videokonferenzen mit Tools wie Zoom oder GoToMeeting durchzuführen.
Über eine Online-Akademie erhalten alle Nutzer*innen eine Einführung.
In der Premium- und Enterprise-Version kann die Innolytics® Software individuell auf Unternehmen angepasst werden.
Unterschiedlichste Prozesse können dabei implementiert werden.

Kosten

Bis zu 15 Nutzer*innen ist die Innolytics® Software dauerhaft kostenlos. Enthalten sind ein Projektraum sowie ein Prozess für das Eingeben, Bewerten und Umsetzen von Ideen.

Die Premium-Version ist für bis zu 100 Nutzer*innen ab 29 Euro im Monat verfügbar, die Enterprise-Version ab 295 Euro im Monat.

Innolytics® arbeitet mit Pauschalpreisen, dadurch muss nicht für jeden extra Nutzer beziehungsweise jede extra Nutzerin bezahlt werden.

Das kalifornische Unternehmen Trello, das mittlerweile von Atlassian übernommen wurde, bietet die Möglichkeit, Projekte in Form von so genannten Kanban Boards zu organisieren. Das sorgt für eine große Übersichtlichkeit – wenn man mit dieser Arbeitsmethode zurechtkommt. Über Erweiterungen können andere Tools an Trello angebunden werden.

VorteileNachteile
Trello bietet sehr schnell eine Übersicht über den Stand der wichtigsten Projekte.Wer mehr möchte als das, was Trello standardmäßig bietet, für den wird es schnell unübersichtlich.
Auch die Checklisten sind sehr schön.Will man andere beispielsweise über einen Blog informieren, braucht man eine extra Software.
Zudem kann man zu jedem Beitrag auch per E-Mail Kommentare eingeben.Auch die Aufgabenverwaltung von Trello ist nicht wirklich übersichtlich.
Trello ist außerdem kompatibel mit Microsoft Teams

Kosten

  • Da Trello ein Preismodell hat, bei dem Teams und Unternehmen für Nutzer*innen einzeln bezahlen, wird für die Nutzung schon bei kleineren Teams schnell ein vierstelliger Betrag im Jahr fällig.
  • Wie vom Mutterkonzern Atlassian zuletzt zu hören war, ist das Unternehmen mit den Erträgen von Trello nicht wirklich zufrieden, weshalb Nutzer*innen künftig verstärkt zur Kasse gebeten werden sollen.

Mittlerweile ein Klassiker beim Einsatz von Team Collaboration Software: Der kostenlose Dateitransfer WeTransfer. Dateien können bis zu 2 GB können ohne Voranmeldung versendet werden. Die Links bleiben für einige Tage gültig, anschließend werden sie gelöscht.

Das Tool hat sich inzwischen schon fast eine Art Standard zum Versenden größerer Dateimengen durchgesetzt. U.a. deshalb, weil das Unternehmen sehr viel Leistung bietet, ohne dafür zu berechnen. Es gibt eine Premium-Version, die das Versenden größerer Dateimengen erlaubt. Besonders interessant für Personen und Unternehmen, die häufig sehr große Dateimengen wie z.B. hochaufgelöste Videos verschicken wollen.

VorteileNachteile
Schnell und einfach verfügbar, ohne Voranmeldung.In der kostenlosen Version ist nur ein einfacher Dateiversand möglich. Mehr nicht.
Mit der Nutzung von WeTransfer gehen Nutzer*innen keinerlei Verpflichtungen ein.Dateien online zu speichern funktioniert in der kostenlosen Variante nicht.
Das Tool finanziert sich weitgehend durch Werbung, die Nutzer*innen beim Besuch eingeblendet bekommen.Dateien ausgewählten Nutzergruppen längerfristig zur Verfügung zu stellen, benötigt ebenfalls ein Upgrade.
Es gibt keine aggressiven Upgrade-Versuche.

Kosten

  • Für 12 Euro pro Monat (Stand 2020) bietet das Unternehmen Übertragungsmöglichkeiten von bis zu 20 GB.
  • In der Pro-Version können Übertragungen zudem besser gemanagt werden.

Dropbox ist weniger eine Team Collaboration Software als vielmehr ein kostenloser Dateispeicher für Privatpersonen und Teams. Die Anmeldung geschieht schnell, der Dienst ist einfach und übersichtlich strukturiert. Im Gegensatz zu Diensten wie WeTransfer können sich Nutzer*innen Ordner anlegen und diese anderen zur Verfügung stellen. Dropbox eignet sich daher ausgesprochen gut für kleine Teams, Projekte oder sogar für die Familienorganisation. Bis zu 2GB ist Dropbox kostenlos. In den Business-Versionen stehen mehr Speicherplatz und erweiterte Teamfunktionen zur Verfügung.

VorteileNachteile
Nach einer einfachen und schnellen Registrierung findet man sich sehr schnell bei Dropbox zurecht.Dropbox wird sehr schnell teuer. In der Advanced-Version sind dies bereits 54 Euro im Monat für 3 Nutzer.
Über Apps und Programme auf dem lokalen Rechner können Dateien sehr schnell synchronisiert werden.Eine wirkliche Team Collaboration Software ist Dropbox nicht.
Auch der Umfang der kostenlosen Basisversion ist bereits sehr gut.Dropbox wird daher häufig als Ergänzung zu Programmen wie Trello, Slack, oder der Innolytics® Collaboration Software verwendet.

Kosten

Dropbox hat verschiedene Upgrade-Modelle.

  • In der sogenannten „Plus“-Version kostet Dropbox 9,99 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (Stand: 2020).
  • Die sog. „Professional“-Version kostet 16,58 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung.

Was bei Microsoft Office 365 mit Anwendungen wie Word, Excel und Powerpoint ist, findet in Google Docs sein Äquivalent. Unterschiedliche Dateien können online gemeinsam erstellt und bearbeitet werden. Sie werden zwar nicht direkt im Microsoft-Format gespeichert, sind jedoch damit kompatibel. Auch steht eine Onlinespeicher zur Verfügung.

Google Docs ist damit ein perfekter Arbeitsort für Teams, die die wesentlichen Funktionen eines Office Paktes gemeinsam nutzen wollen, ohne dass dafür teure Lizenzgebühren anfallen.

VorteileNachteile
Alles was aus dem normalen Office Paket bekannt ist, gibt es bei Google Docs kostenlos.Offline arbeiten ist nur mit dem Chrome Browser möglich.
Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten macht es möglich, schnell und einfach miteinander zusammenzuarbeiten.Um mit Office 365 kompatibel zu sein, müssen Dateien erst umformatiert werden.
Durch die bekannten Funktionen wie Textverarbeitungsprogramm, Präsentationsprogramm und Tabellenkalkulation finden sich alle sehr schnell in Google Docs zurecht.Die meisten Unternehmen setzen eher auf die Office 365 Anwendungen.
Auch der Bedienung der unterschiedlichen Tools ist sehr einfach.

Kosten

Google bietet die G-Suite in verschiedenen Versionen an.

  • In der Basis-Version erhalten Nutzer*innen einen erweiterten Dateispeicher von 30 GB sowie Erweiterungen.
  • In der Enterprise-Version kostet die G Suite 23 Euro pro Monat und Nutzer*in. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden werden damit bereits mehr als 1.000 Euro an Lizenzgebühren im Monat fällig.

Fazit: Der Einsatz Team Collaboration Software kann schnell teuer werden

Obwohl alle im Artikel aufgeführten Anbieter von Team Collaboration Software mit ihrer kostenlosen Basisversion werben, sind die Kosten sehr unterschiedlich.

Ein Team mit beispielsweise 40 Mitarbeitenden zahlt

  • Bei der Nutzung der Innolytics® Team Collaboration Software in der Premium-Version 49 Euro im Monat und 295 Euro in der Enterprise-Version mit persönlichen Ansprechpartnern.
  • Bei Trello sind es ca. 500 Dollar monatlich in der sog. „Business-Class“.
  • In der Dropbox Professional Edition zahlt ein Team mit 40 Mitarbeitenden bereits mehr als 650 Euro monatlich.
  • In der G Suite Enterprise Version werden bei 40 Nutzer*innen bereits über 900 Euro monatlich fällig.

Alle vorgestellten Tools verfügen über leistungsstarke Upgrades. Jedoch ist es bei der Auswahl einer Team Collaboration Software wichtig darauf zu achten, welche Preise fällig werden, nachdem sich Teams an die neue Arbeitsumgebung gewöhnt haben. Und Sie sollten sich Gedanken darüber machen was passiert, wenn Sie Unterstützung benötigen.

In der Enterprise Edition der Innolytics® Team Collaboration Software haben Sie eigene Ansprechpartner sowohl beim Setup wie auch im laufenden Betrieb.