Social Intranet2018-11-29T19:28:43+00:00
  • Intranet

Social Intranet Definition

Was ist ein social Intranet?

Ein Social Intranet ist eine interaktive Informations- und Austauschplattform für Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen oder Angehörige einer Organisation (beispielsweise eines Verbands). Ein Social Intranet dient dazu, allen Nutzer/-innen die für sie wichtigen Informationen (z.B. Veröffentlichungen, Nachrichten oder Dokumente) übersichtlich an einem Ort zur Verfügung zu stellen und sie in Entscheidungsprozesse einzubinden.

Ein Social Intranet bietet darüber hinaus die Möglichkeit der Kollaboration: Nutzer/-innen können Diskussionen starten und sich innerhalb geschlossener oder offener Gruppen zu bestimmten Themen austauschen. Diese häufig auch als Social Collaboration bezeichnete Funktion eines Social Intranets fördert Innovation und ist deshalb ein essentieller Bestandteil eines modernen Ideenmanagements und Innovationsmanagements.

Die wichtigsten Funktionen

Das Social Intranet als Motor der internen Kommunikation

In der Vergangenheit wurden Informationen häufig über Newsletter oder interne Zeitungen verbreitet. Das Social Intranet löst diese Methoden der Unternehmenskommunikation vielfach ab. Nachrichten und Informationen können durch ein modernes Social Intranet schneller verbreitet werden. Zudem können Nachrichten durch Bilder und Videos unterstützt werden.

Ein Social Intranet bietet zudem die Möglichkeit, Informationen gezielt an einzelne Zielgruppen zu veröffentlichen. So können beispielsweise Nachrichten aus der Produktentwicklung, die primär für die Produktion und das Marketing interessant sind, gezielt an diese beiden Gruppen veröffentlicht werden. Ein Social Intranet dient dazu, Informationsflüsse so zu gestalten, dass Nutzer/-innen nur die für sie relevanten Informationen erhalten.

Das Social Intranet als Kompetenzdatenbank

Ein Social Intranet bietet Nutzern/-innen die Möglichkeit, eigene Profile anzulegen, ihre Aufgaben und Kompetenzbereiche zu beschreiben und Kontaktdaten zu hinterlegen. Die Nutzerverwaltung im Social Intranet bietet zudem die Möglichkeit, Nutzer/-innen bestimmten Gruppen zuzuordnen beziehungsweise filterbare Felder zu definieren. So können unter anderem für das Innovationsmanagement eines Unternehmens Mitarbeiter/-innen als Ideencoaches und Sparring Partner für die Entwicklung von Konzepten zur Verfügung stehen. Im Social Intranet können Administratoren Filter anlegen, sodass andere Nutzer/-innen problemlos nach Ideencoaches suchen können.

Wie ein Social Intranet Arbeitsgruppen und Teams unterstützt

Gerade in Unternehmen, die stark auf Kollaboration und Teamwork setzen, bietet ein Social Intranet große Vorteile, wenn es die Funktion von Teamräumen unterstützt. Wird beispielsweise zur Ideenentwicklung für die digitale Transformation im Unternehmen ein fachübergreifendes Team gebildet, kann die Teamleitung im Social Intranet eine eigene Plattform für dieses Team einrichten.

Der Zugang zu dieser Plattform kann für alle Nutzer/-innen gewährt beziehungsweise auf einzelne Mitarbeiter oder Gruppen beschränkt werden. Beim Anmelden können bestimmte Kenntnisse abgefragt werden, sodass die Gruppen einfach aufgeteilt werden können. Durch diese Möglichkeiten erweitert das Social Intranet seine Möglichkeiten: Von der reinen Kommunikations- hin zu einer Kollaborationssoftware, die die Kommunikation untereinander erleichtert und für mehr Transparenz sorgt.

Das Social Intranet als Wissensdatenbank

Ein Social Intranet bietet die Möglichkeit, Wissen in Form von Wikis oder Blog-Artikeln zu teilen und dadurch eine Wissensdatenbank für das Unternehmen zu erstellen. Verfügt das Social Intranet zudem über eine smarte Suchfunktion, können Nutzer/-innen die Plattform nach bestimmten Schlagworten durchsuchen. Ähnlich wie bei einer Google-Suche werden Informationen aus Diskussionen, Beiträgen oder Projekten nach Relevanz priorisiert angezeigt.

Gemeinsame Aufgaben- und Projektverwaltung im Social Intranet

Neben der Information und dem Austausch von Wissen kann ein Intranet auch der gemeinsamen Verwaltung von Projekten und Aufgaben dienen. So können z.B. Projekte, Meilensteine und Aufgaben angelegt und gemeinsam verwaltet werden.

Social Intranet zur Förderung von Ideen und Innovationen

Ein Social Intranet bietet für Nutzer/-innen die Möglichkeit, Ideen- und Verbesserungsvorschläge einzugeben. Diese Vorschläge können von anderen Social Intranet-Nutzern/-innen diskutiert und bewertet werden. Software wie die Innolytics® Ideenmanagement-Software und Innovationsmanagement-Software bietet diese Funktion.

Vorteile eines Social Intranet

Ein Social Intranet hat eine Reihe von Vorteilen. Neben den offensichtlichen (z.B. Wegfall der Druckkosten für die Mitarbeiterzeitung) erhöht ein Social Intranet beispielsweise die Informationsgeschwindigkeit: Nachrichten können schnell und gezielter an Mitarbeiter/-innen verbreitet werden. Gerade Unternehmen, deren Märkte dynamischer werden und die schneller auf Marktveränderungen reagieren müssen, bietet ein Social Intranet hier Vorteile.

Durch die Bündelung von Wissen werden Zeitverluste bei der Suche nach Informationen und Ansprechpartnern/-innen verringert. Die häufig beklagten sogenannten „Reibungsverluste“ können durch ein Intranet minimiert werden. Durch die Reduzierung der E-Mail-Flut (indem Diskussionen in entsprechenden Räumen im Social Intranet durchgeführt werden) verringert sich die Zeit, die Mitarbeiter/-innen für die Bearbeitung von E-Mails benötigen. Die gesamte Kommunikation kann nun digital ablaufen.

Die Einrichtung von Teamräumen erlaubt es, Teamwork und Kollaboration effizient durchzuführen und dadurch schneller und agiler zu werden. Durch die Möglichkeit, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren, erhöht ein Social Intranet auch die Innovationsfähigkeit. Besonders beim Datenschutz zeigt ein Social Intranet seine Vorteile. Interne Diskussionen, Ideen und Vorschläge sind für die Außenwelt nicht zugänglich, da die Sichtbarkeit durch einen Login eingeschränkt ist.