ISO 9001 Umsetzung: Die einfache Anleitung zur Umsetzung der Norm

Mit der ISO 9001 Umsetzung tun sich viele Unternehmen und Organisationen schwer. Das ist nicht überraschend, denn ISO 9001:2015 ist alles andere als einfach und verständlich geschrieben. Und so ist der Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems für viele ein Buch mit sieben Siegeln. Das muss nicht sein. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie ISO 9001 schnell und einfach umsetzen können. Ohne eine teure Beratung. Und ohne monatelange Projekte.

Mit dem kostenlosen ISO 9001 Normcheck können Sie starten. In weniger als zehn Minuten erfahren Sie, wo Ihr Unternehmen beziehungsweise Ihre Organisation aktuell steht. Und Sie gewinnen einen Überblick über die Maßnahmen, die Sie zur ISO 9001 Umsetzung jetzt ergreifen müssen.

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Schritt 1: Ein Verständnis für die Anforderungen der Norm gewinnen

Was ist überhaupt Qualitätsmanagement? Was ist ein PDCA-Zyklus? Und warum gibt es die Norm überhaupt? Gewinnen Sie im ersten Schritt der ISO 9001 Umsetzung einen Überblick über die Normanforderungen. Dazu haben wir für Sie eine kostenlose Schulung vorbereitet, die Sie hier finden. Die Schulung führt Sie in die Grundbegriffe von ISO 9001:2015 ein. Mit einem kleinen Abschlusstest können Sie ihr Wissen überprüfen.

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Schritt 2: ISO 9001 Umsetzung mit einem Schnellcheck vorbereiten

ISO 9001 hat über 300 Einzelanforderungen. Würden Sie diese alle auf einmal angehen, würden Sie schnell die Übersicht verlieren. Damit Sie schnell und einfach überprüfen können, welche Normkapitel Sie aktuell bereits erfüllen und welche nicht, haben wir einen Schnellcheck vorbereitet. Innerhalb von nur 10 Minuten erfahren Sie, welche Anforderungen Sie heute bereits erfüllen und welche nicht. Sie erhalten einen Überblick nach Kapiteln geordnet. Das Ergebnis können Sie sich anschließend als pdf zusenden lassen. Sie erhalten eine erste Urkunde über die Durchführung der – so nennt es die Norm – Konformitätsbewertung.

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Schritt 3: Führen Sie Ihr kostenloses Erstaudit durch

Legen Sie sich eine kostenlose Instanz der Innolytics® ISO 9001 Software an. Unmittelbar nachdem Sie die Registrierung abgeschlossen haben, starten Sie Ihr digital gestütztes Erstaudit. Es dauert ca. eine Stunde. Nach einer Stunde haben Sie einen detaillierten Maßnahmenplan erarbeitet. Sie wissen genau, welche der mehr als 300 Teilanforderungen Sie bereits erfüllen und welche Maßnahmen Sie umsetzen müssen, um sich auf eine ISO 9001-Zertifizierung vorzubereiten. Übertragen Sie den Maßnahmenplan in die Software der Innolytics AG. Weisen Sie Verantwortlichkeiten für die einzelnen Aufgaben zu, setzen Sie Deadlines.

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Schritt 4: Erstellen Sie eine ISO 9001 Dokumentation

Die Grundlage eines Qualitätsmanagements ist die Dokumentation, die den Prinzipien der Dokumentenlenkung entsprechen müssen. Mit Hilfe der Innolytics® ISO 9001 Software können Sie diese Dokumentation schnell und einfach erstellen. In der Software finden Sie Vorlagen für jedes Normkapitel, beispielsweise:

  • Kapitel 4.1.: Liste interner und externer Themen
  • Kapitel 4.2.: Liste interessierter Parteien/Interessensgruppen
  • Kapitel 4.4.: Prozessbeschreibungen und -visualisierungen des Managementsystems
  • Kapitel 6.1.: Liste von Risiken und Chancen
  • Kapitel 6.3.: Vorgehen bei Änderungen des Managementsystems

Dies sind nur Beispiele. Mit Hilfe der Vorlagen in der Software können Sie Ihr Managementsystem schnell, einfach und revisionssicher erstellen. Alle Dokumente durchlaufen den in Kapitel 7.5. geforderten Prozess, der u.a. revisionssicher festgehaltene Freigaben für jedes Dokument erfordert. Wenn Sie die Dokumentation erstellt und alle Maßnahmen aus Schritt 3 abgeschlossen haben, sind Sie bereit für die ISO 9001 Zertifizierung.

Schritt 5: ISO 9001 Umsetzung abschließen/Zertifizierung beantragen

Die ISO 9001 Umsetzung ist abgeschlossen, wenn die Dokumentation vollständig ist und das System in der Praxis angewendet wird. Beispiel:

  • In Schritt 4 haben Sie u.a. Arbeitsanweisungen erstellt. Laden Sie jetzt Ihre Beschäftigten auf die Plattform ein und lassen Sie sich die Kenntnisnahme der Anweisungen von ihnen bestätigen. Verpflichten Sie sie darauf, sie einzuhalten. Dafür brauchen Sie keine aufwändigen Unterschriften, die Bestätigung erfolgt direkt in der ISO 9001 Software.
  • Sie haben Vorlagen, beispielsweise Checklisten für die Kontrolle von Maschinen, erarbeitet. Jetzt geht es darum, diese Checklisten in der Praxis einzusetzen. Auch dabei unterstützt Sie die Innolytics® ISO 9001 Software. Sie können direkt aus der Vorlagenverwaltung Checklisten anlegen, diese ausfüllen und gegebenenfalls freigeben lassen.
  • Kontinuierliche Verbesserung umsetzen: In Schritt 4 haben Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess entwickelt und geplant. (Dazu finden Sie in der Software einen eigenen Workflow.) Jetzt geht es darum, Verbesserungspotentiale zu identifizieren und in der Praxis umzusetzen.

Die ISO 9001 Umsetzung ist ein Marathon, kein Sprint

Die Grundlagen einer ISO 9001 Umsetzung können Sie mit Hilfe des Innolytics® Normassistenten und der ISO 9001 Software innerhalb weniger Tage umsetzen. Auch die Dokumentation anzulegen ist Fleißarbeit, aber kein Hexenwerk. Doch, bis jeder Aspekt einer ISO 9001 Umsetzung in der Praxis so funktioniert wie es in der Theorie vorgesehen ist, kann es Wochen oder sogar Monate dauern.

In dieser Zeit funktioniert Ihr Managementsystem bereits, aber es hakt noch an vielen Stellen. Eine ISO 9001 Zertifizierung durch ein akkreditiertes Zertifizierungsinstitut erhalten Sie, wenn das System rund läuft. Sie können jedoch bereits im Vorfeld Ihren Kunden gegenüber zeigen, dass Sie ein Managementsystem nach ISO 9001 betreiben. Zusammen mit der Innolytics® ISO 9001 Software erhalten Sie einen Report über den Stand Ihres Managementsystems und eine Urkunde über den Betrieb eines Managementsystems.

Dies stellt im Sinne der ISO-Normen noch keine Zertifizierung durch ein unabhängiges drittes Institut dar. Das macht aber nichts, denn für die International Organization for Standardization ist die externe Zertifizierung ohnehin die Ausnahme, nicht die Regel. Viele Ihrer Kunden vertrauen Angaben über den Stand Ihres Managementsystems nach ISO 9001. Lediglich für offizielle Ausschreibungen und die Zusammenarbeit mit behördlichen Stellen benötigen Sie möglicherweise eine von Drittparteien bestätigte Zertifizierung.

In unserem kostenlosen E-Book „Schnell und einfach zur ISO 9001-Zertifizierung“ zeigen wir Ihnen, wie Sie den Weg zur Zertifizierung mit geringem Aufwand gehen können.

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