Intranet 2018-07-19T15:07:07+00:00
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Intranet Definition

Was ist ein Intranet?

Das Intranet eines Unternehmens beziehungsweise einer Organisation ist das zentrale Informationsmedium für Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen oder Angehörige einer Organisation (beispielsweise eines Verbands). Ein Intranet dient dazu, allen Nutzer/-innen die für sie wichtigen Informationen (z.B. Veröffentlichungen, Nachrichten oder Dokumente) übersichtlich an einem Ort zur Verfügung zu stellen.

Ein modernes Intranet bietet darüber hinaus die Möglichkeit der Kollaboration: Nutzer/-innen können Diskussionen starten und sich innerhalb geschlossener oder offener Gruppen zu bestimmten Themen austauschen. Diese häufig auch als Social Collaboration bezeichnete Funktion eines Intranets fördert Innovation im Unternehmen und ist deshalb ein essentieller Bestandteil eines modernen Ideenmanagements und Innovationsmanagements.

Intranet: Informationen über die wichtigsten Funktionen

Ein Intranet liefert nicht nur Informationen. Es hat innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Funktionen. Diese werden nachfolgend detaillierter beschrieben.

In der Vergangenheit wurden Informationen in Unternehmen häufig über Newsletter oder Unternehmenszeitungen verbreitet. Das Intranet löst diese Methoden der Unternehmenskommunikation vielfach ab. Nachrichten und Informationen aus dem Unternehmen können durch ein modernes Intranet schneller verbreitet werden. Zudem können Nachrichten durch Bilder und Videos unterstützt werden.

Ein Intranet bietet zudem die Möglichkeit, Informationen gezielt an einzelne Zielgruppen zu veröffentlichen. So können beispielsweise Nachrichten aus der Entwicklung, die primär für die Produktion und das Marketing interessant sind, gezielt an diese beiden Gruppen veröffentlicht werden. Ein Intranet dient dazu, Informationsflüsse innerhalb eines Unternehmens so zu gestalten, dass Nutzer/-innen nur die für sie relevanten Informationen erhalten.

Ein modernes Intranet bietet Nutzern/-innen die Möglichkeit, eigene Profile anzulegen, ihre Aufgaben und Kompetenzbereiche zu beschreiben und Kontaktdaten zu hinterlegen. Die Nutzerverwaltung im Intranet bietet zudem die Möglichkeit, Nutzer/-innen bestimmten Gruppen zuzuordnen beziehungsweise filterbare Felder zu definieren. So können unter anderem für das Innovationsmanagement eines Unternehmens Mitarbeiter/-innen als Ideencoaches und Sparring Partner für die Entwicklung von Konzepten zur Verfügung stehen. Im Intranet können Administratoren Filter anlegen, sodass andere Nutzer/-innen problemlos nach Ideencoaches suchen können.

Gerade in Unternehmen, die stark auf Kollaboration und Teamwork setzen, bietet ein Intranet große Vorteile, wenn es die Funktion von Teamräumen unterstützt. Wird beispielsweise zur Ideenentwicklung für die digitale Transformation im Unternehmen ein fachübergreifendes Team gebildet, kann die Teamleitung im Intranet eine eigene Plattform für dieses Team einrichten.

Der Zugang zu dieser Plattform kann für alle Nutzer/-innen gewährt beziehungsweise auf einzelne Nutzer/-innen oder Gruppen beschränkt werden. Durch diese Möglichkeiten erweitert das Intranet seine Möglichkeiten: Von der reinen Kommunikations- hin zu einer Kollaborationssoftware, die die Kommunikation untereinander erleichtert und für mehr Transparenz sorgt.

Ein modernes Intranet bietet die Möglichkeit, Wissen in Form von Wikis oder Blog-Artikeln zu teilen und dadurch eine Wissensdatenbank für das Unternehmen zu erstellen. Verfügt das Intranet zudem über eine smarte Suchfunktion, können Nutzer/-innen die Plattform nach bestimmten Schlagworten durchsuchen. Ähnlich wie bei einer Google-Suche werden Informationen aus Diskussionen, Beiträgen oder Projekten nach Relevanz priorisiert angezeigt.

Neben der Information und dem Austausch von Wissen kann ein Intranet auch der gemeinsamen Verwaltung von Projekten und Aufgaben dienen. So können z.B. Projekte, Meilensteine und Aufgaben angelegt und gemeinsam verwaltet werden.

Ein modernes Intranet bietet für Nutzer/-innen die Möglichkeit, Ideen- und Verbesserungsvorschläge einzugeben. Diese Vorschläge können von anderen Intranet-Nutzern/-innen diskutiert und bewertet werden. Software wie die Innolytics® Ideenmanagement-Software und Innovationsmanagement-Software bietet diese Funktion.

Vorteile eines Intranets

Ein Intranet bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Neben den offensichtlichen (z.B. Wegfall der Druckkosten für die Mitarbeiterzeitung) bietet ein Intranet Vorteile beispielsweise bei der Informationsgeschwindigkeit: Nachrichten können schnell und gezielter an Mitarbeiter/-innen verbreitet werden. Gerade Unternehmen, deren Märkte dynamischer werden und die schneller auf Marktveränderungen reagieren müssen, bietet ein Intranet hier Vorteile.

Durch die Bündelung von Wissen werden Zeitverluste bei der Suche nach Informationen und Ansprechpartnern/-innen verringert. Die in Unternehmen häufig beklagten sogenannten „Reibungsverluste“ können durch ein Intranet minimiert werden. Durch die Reduzierung der E-Mail-Flut (indem Diskussionen in entsprechenden Räumen im Intranet durchgeführt werden) verringert sich die Zeit, die Mitarbeiter/-innen für die Bearbeitung von E-Mails benötigen. Die Einrichtung von Teamräumen erlaubt es Unternehmen, Teamwork und Kollaboration effizient durchzuführen und dadurch schneller und agiler zu werden. Durch die Möglichkeit, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren, erhöht ein Intranet auch die Innovationsfähigkeit von Unternehmen.

Intranet-Software

Ein Intranet wird durch eine Intranet-Software abgebildet. Bei den Überlegungen zur Anschaffung einer Intranet-Software sollten zunächst die Vorteile diskutiert werden, die ein Unternehmen beziehungsweise eine Organisation durch die Einführung erzielen möchte.

Im ersten Schritt wird häufig nur die Informationsfunktion gesehen. Verantwortliche für die Einführung einer Intranet-Software suchen nach einer Möglichkeit, Informationen möglichst schnell und einfach an Nutzer/-innen zu übermitteln. Erst nach der Einführung einer Intranet-Software wird deutlich, dass auch der interne Austausch sowie die Möglichkeiten, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, für ein Unternehmen oder eine Organisation wichtig sind.

Auch die Notwendigkeit, Feedback und Ideen von Nutzern zu erhalten und zu diskutieren, wird häufig erst nach der Entscheidung für eine bestimmte Intranet-Software deutlich. Entsprechend ist eine Zielplanung vor der Einführung einer Intranet-Software unerlässlich. Dazu können die Informationen aus diesem Artikel als Checkliste dienen – für die Einführung eines Intranets.