Fünf Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer Ideenmanagement-Software

Mit Hilfe einer Ideenmanagement-Software können Unternehmen Mitarbeiter/-innen verschiedener Standorte – auch weltweit –  miteinander vernetzen und gemeinsam den Prozess der Ideenfindung und Ideengenerierung starten. Wer bei der Einführung eines solchen Tools einige wichtige Aspekte beachtet, schafft sehr schnell eine Akzeptanz innerhalb des Unternehmens – sowohl bei Mitarbeiter/-innen wie auch bei Führungskräften. In diesem Artikel lernen Sie fünf Erfolgsfaktoren kennen, die es bei der Einführung einer Ideenmanagement-Software zu beachten gilt.

Die Einführung einer Ideenmanagement-Software startet bereits Wochen bevor die Plattform online ist. Im ersten Schritt gilt es, innerhalb des Unternehmens Begeisterung für das Ideenmanagement zu wecken. Hierfür braucht es einen Kern von Mitarbeiter/-innen, der das Projekt mit großer Motivation nach vorne treibt. Diese Aufgabe sollte nicht per Anordnung vergeben werden. Begeisterung für das Ideenmanagement und die Ideenmanagement-Software ist das Wichtigste. Denn nicht das Werkzeug kreiert Ideen, es sind die Nutzer.

Der zweite wichtige Erfolgsfaktor bei der Einführung einer Ideenmanagement-Software ist die Unterstützung des Topmanagements. Der Vorstand, die Geschäfts- oder die Bereichsleitung sollte die Einführung aktiv vorantreiben und unterstützen. Geschieht dies nicht, bleibt die Ideenmanagement-Software ein Tool, das lediglich innerhalb einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitern/-innen genutzt wird. Es erlangt nicht die Breitenwirkung, die es bekommen sollte, um möglichst viele Mitarbeiter/-innen einzubeziehen.

Die Einführung einer Ideenmanagement-Software sollte vom Topmanagement in Ansprachen vor der Mitarbeiterschaft, in Newslettern oder im Intranet immer wieder motivierend angesprochen werden. Wenn sich das Topmanagement zudem persönlich auf der Plattform engagiert, dort Ideen eingibt und kommentiert, erhöht sich die Akzeptanz bei Mitarbeitern/-innen drastisch.

Wenn Unternehmen es schaffen, Mitarbeiter/-innen für das Ideenmanagement zu begeistern, wird die Software schnell zu einem alltäglichen Tool. Sie wird gerne genutzt, weil Mitarbeiter/-innen ein Tool haben, in das sie Ideen und Vorschläge eingegeben können und wo diese im gesamten Prozess der Ideenentwicklung diskutiert werden. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, dass die Einführung einer Ideenmanagement-Software durch die interne Kommunikation unterstützt wird.

Neben den gerade beschriebenen Erwähnungen durch das Topmanagement bieten sich beispielsweise Plakate, interne Veranstaltungen oder eine Seminarreihe an. Auch ein Ideenwettbewerb ist ein perfekter Start für die Etablierung einer Ideenmanagement-Software. Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen wird eine Herausforderung aus dem Unternehmen – beispielsweise eine Frage nach Kosteneinsparungen oder zu besserem Kundenservice – gestellt. Mitarbeiter/-innen bewerben sich mit ihren Ideen. Die Sieger werden nach einem transparenten Verfahren ausgelost. Durch ihren hohen Gesprächswert sorgen Ideenwettbewerbe für ein hohes Maß interner informeller Kommunikation.

Nach der Einführung einer Ideenmanagement-Software ist die Beteiligung in der Regel zunächst hoch. Mitarbeiter/-innen geben vor allem die Ideen ein, die sie bereits seit längerem mit sich herumtragen. Gerade wenn es zuvor keinen strukturierten Innovationsprozess oder einen Prozess der Ideenfindung innerhalb des Unternehmens gegeben hat, wird die neue Möglichkeit dankbar angenommen. Auch das direkte Feedback auf neue Ideen motiviert in den ersten Wochen.

Üblicherweise kommt es sechs bis zwölf Wochen nach Einführung der Ideenmanagement-Software zu einer ersten Ermüdungsphase. Wer diese Ermüdungsphase mit einplant, kann durch eine strukturierte Planung von Kampagnen dafür sorgen, dass der Ideenstrom nicht abreißt. So können beispielsweise nach der Einführung der Ideenmanagement-Software unterschiedliche thematische Kampagnen – beispielsweise zur Endbürokratisierung, zum Energiesparen, zur Sicherung der Qualität oder für neue Produkte und Geschäftsmodelle – gestartet werden.

Für jede Kampagne sollten Sie eine Dauer zwischen vier und acht Wochen einplanen. Erfahrungsgemäß dauert es zwei Wochen, bis alle Nutzer die Kampagne registriert haben, erste Beiträge gelesen und erste eigene Einträge verfasst haben. Zwei weitere Wochen können Sie für die Diskussionsphase einplanen, in der die einzelnen Ideen diskutiert und immer wieder verändert werden. Eine ein- bis zweiwöchige Bewertungsphase schließt eine Kampagne ab. Anschließend werden die Gewinner bekanntgegeben, es erfolgt ein Hinweis auf die nächste Kampagne. Mit Hilfe von Ideenkampagnen können Sie dafür sorgen, dass die Akzeptanz der Ideenmanagement-Software dauerhaft hoch bleibt.

Stellen Sie sich eine Diskothek vor, in der die Tanzfläche leer ist. Was passiert? Nichts. Jeder wartet darauf, dass der oder die andere zuerst die Tanzfläche betritt. So ist es auch bei einer Ideenmanagement-Software. Sie brauchen einen Grundstock an ersten Ideen, die anderen Teilnehmern suggerieren, dass bereits Bewegung auf der Plattform ist. Hierzu können Sie einen internen Ideenfindungsworkshop veranstalten, bei dem ausgesuchte Teilnehmer Ideen generieren und auf der Plattform eingeben. Die Ideenmanagement-Software der Innolytics AG bietet hierzu eine sinnvolle Funktion: Eine zuvor bestimmte Person kann die Ergebnisse des Ideenworkshops dokumentieren. Anschließend können die Ideen den Teilnehmern zugeordnet werden, die sie im Workshop entwickelt haben. Dieses Vorgehen hat einen großen Vorteil: Bereits früh entsteht eine rege Beteiligung durch Mitarbeiter/-innen, die wiederum andere zur Beteiligung motiviert. Falls Sie keinen Workshop organisieren können, suchen Sie nach fünf bis acht Kollegen oder Kolleginnen, mit denen Sie gemeinsam die Plattform mit ersten Ideen und Kommentaren beleben. Als Faustregel gilt: In der Ideenmanagement-Software sollten fünf bis zehn Ideen veröffentlicht sein, bevor andere Mitarbeiter/-innen sie das erste Mal nutzen.

Wenn Sie diese fünf Erfolgsregeln beherzigen, steht einer erfolgreichen Einführung der Ideenmanagement-Software nichts im Wege.

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