Bei der Planung und Durchführung von Audits gehen Sie immer nach den gleichen Schritten vor. Komplexe Zertifizierungen wie beispielsweise die ISO 9001-Zertifizierung sind letztlich längere, ausführlichere und komplexe Audits. Das Vorgehen ist bei allen gleich.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Module „Audit-Management“ beziehungsweise „ISO 9001-Zertifizierung“ aktiviert haben. Falls Sie diese nicht aktiviert haben, gehen Sie bitte in das Menü „Einstellungen“. Klicken Sie anschließend auf den Reiter „weitere Workflows“. Jetzt können Sie die Module anlegen.
- Klicken Sie auf den „Eingabeassistenten“ und wählen Sie „Ich möchte einen Audit planen“.
- Geben Sie einen Namen für den Audit beziehungsweise den Zertifizierungsprozess ein. (Sie können den Zertifizierungsprozess beispielsweise für unterschiedliche Bereiche durchlaufen.) Wählen Sie im dritten Schritt den Audit aus, den Sie durchführen wollen. (Sie finden hier alle Audits, die durch Administrator*innen freigegeben wurden.) Klicken Sie jetzt auf den Reiter „Umfragen/Audits/Zertifizierungsprozess“ (Bezeichnungen können je nach Einstellung der Administrator*innen abweichen) Folgen Sie jetzt dem Fragenbogen. Klicken Sie zum Schluss auf den Button „Jetzt Auswertung erhalten“ (Bezeichnung kann durch Einstellungen von Administrator*innen leicht abweichen)
- Übertragen Sie die Maßnahmen mit einem Klick auf den Button „Maßnahmen übertragen“ in einen Workflow. In der Regel ist dies der gleiche Workflow, in dem Sie den Audit durchgeführt haben. Sie können aber auch jedes andere Modul dazu auswählen. Wenn es für Sie sinnvoll ist, können Sie so beispielsweise Maßnahmen aus Audits in Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess beziehungsweise in Ihr Wissensmanagement übertragen.
- Klicken Sie jetzt den Workflow an, in den Sie die Maßnahmen übertragen haben. Sie finden alle Maßnahmen aufgelistet. Die zu erledigenden Aufgaben werden Ihnen automatisch als Aufgabe angelegt. In der Prozentanzeige sehen Sie, zu welchem Grad Sie die Anforderungen bereits erfüllt haben und wie viele Aufgaben Sie noch erledigen müssen.